מסמכים וחשבוניות — מצב Normal מול מצב Orders

עודכן לאחרונה: 2026-06-01

ל-Biz1 יש שתי דרכים לנהל מסמכים וחשבוניות. הבחירה מתבצעת פעם אחת לכל חשבון (ברמת הבעלים) ומשנה את אופן הפעולה של תפריטים, תהליכי עבודה וכללים עבור כולם בארגון.

ב**הגדרות**, אלו מופיעים כך:

| ערך ההגדרה | משמעותו |
|---------------|---------------|
| **Normal** | הוצאת חשבוניות קלאסית — הזמנות וחשבוניות הן תהליכי עבודה נפרדים |
| **Orders** | הזמנה תחילה — הכל סובב סביב הזמנת הרכש |

השוואה מהירה

| | Normal | Orders |
|--|--------|--------|
| מתאים ל | עסקים המנפיקים חשבוניות, הצעות מחיר וקבלות כשלבים נפרדים | צוותי קמעונאות / מכירות המוכרים באמצעות הזמנות ומבצעים אספקה בשלבים |
| תפריטי פרופיל לקוח | קטעי **הזמנה** ו**חשבונית** נפרדים | קטע **מסמכים** אחד |
| מסמך ראשי | גמיש — חשבונית פרופורמה, הזמנת רכש, הזמנת פירוט וכו'. | **הזמנת רכש** היא המסמך הראשי; אחרים מקושרים אליה |
| תשלום לפני חשבונית | לא נאכף כברירת מחדל | הלקוח בדרך כלל חייב לשלם לפני יצירת חשבונית או משלוח |
| פריטי שורה | שורות מוצר סטנדרטיות | ניתן לסגור, לבטל או לממש שורות בנפרד |
| קובץ PDF של הזמנת רכש | פריסת הזמנת רכש ייעודית | פריסת מסמך סטנדרטית |
| מקור ליד בהזמנה | לא אוטומטי | המקור מצורף בעת יצירת ההזמנה |
| מידע נוסף בסרגל הצד | — | הכנסה חודשית נוכחית / קודמת (אם מופעל עבור המשתמש) |

היכן ניתן לראות זאת

בפרופיל לקוח

פתח כל לקוח → הסתכל על הלשוניות בצד שמאל.

**מצב Normal** מציג עד שלושה אזורים הקשורים למסמכים:

1. **תשלום** — כולל **חיוב** (רק במצב Normal) 2. **הזמנה** — הצעות הזמנה, הזמנות רכש, הזמנות מפורטות, היסטוריית מוצרים, כל המסמכים 3. **חשבונית** — חשבוניות מס, חשבוניות זיכוי, פרופורמה, משלוח, קבלות, קבלת מס, GR/IR, וסוגים קשורים

**מצב Orders** מחליף את הזמנה + חשבונית בתפריט **מסמכים** יחיד:

- הזמנות רכש - הצעות הזמנה - מסמכים (רשימה משולבת) - כל המסמכים

בסרגל הצד הראשי (אזור תשלומים)

כאשר **מצב Orders** מופעל ולמשתמש יש הרשאה, סרגל הצד של התשלומים יכול להציג:

- **הכנסות חודש נוכחי** - **הכנסות חודש קודם**

אלו מסכמים את הכנסות הקבלות המקושרות להזמנות עבור חבר צוות זה.

בדוחות

**מצב Orders** מוסיף עמודות נוספות בדוחות מסמכים ותשלומים, כגון:

- קישור חזרה להזמנת האב - בהזמנות רכש: חוב, סכום שנותר לתשלום, סטטוס לקוח, וסכומים כוללים עבור קבלות / חשבוניות / משלוחים

כיצד להגדיר זאת

1. בחר את המצב (לבעלים בלבד)

1. עבור אל **הגדרות** (אייקון גלגל השיניים). 2. פתח את קטע **חשבון / פרופיל** שלך (הגדרות חשבון הבעלים). 3. מצא את **סוג משתמש**. 4. בחר **Normal** או **Orders**. 5. שמור.

זה חל על כל הארגון. שינוי זה משפיע על תפריטים וכללים עבור כל המשתמשים.

2. הפעל לשוניות מסמכים עבור חברי צוות

ב**הגדרות ← הרשאות** (הרשאות תפקידים / חברי צוות):

- הפעל **אין מסמך** (או הרשאות צפייה במסמכים) כך שמשתמשים יוכלו לראות לשוניות מסמכים אצל לקוחות. - עבור **מצב Normal**, תוכל גם לשלוט בכל לשונית בנפרד (הצעות הזמנה, הזמנות רכש, חשבוניות מס, קבלות וכו').

3. הרשאות למצב Orders בלבד (מופיעות רק במצב Orders)

כאשר החשבון נמצא ב**מצב Orders**, אפשרויות הרשאה נוספות הופכות זמינות:

| הרשאה | מה היא עושה |
|------------|--------------|
| אפשר יצירת חשבונית/משלוח אם טרם שולם | מאפשר יצירת חשבונית או משלוח גם כאשר ההזמנה לא שולמה במלואה |
| אל תאפשר שינוי מחיר מוצר בהזמנה | נועל את מחיר המוצר בהזמנות עבור משתמשים שאינם מנהלי מערכת |
| הצג מכירות בגרף העליון | מציג הכנסות חודש נוכחי / קודם בסרגל הצד של התשלומים |

הרשאות יצירת מסמכים המופיעות במצב Orders:

| הרשאה | מה היא עושה |
|------------|--------------|
| בטל אפשרות שינוי חבר צוות בעת יצירת הזמנה | לא ניתן לשנות חבר צוות בהזמנות חדשות |
| הזמנות שיש לנו הזמנה מספק | אפשרות הקשורה להזמנת ספק (כבוי כברירת מחדל) |

4. אופציונלי — חתימה על הזמנת רכש (מצב Normal)

במצב Normal, אם **שליחה אוטומטית של הזמנת רכש לחתימה** מופעלת בהגדרות החשבון, הזמנות רכש מציגות סטטוס **מאושר** / **לא מאושר** בהתבסס על חתימת הלקוח.

הבדלי תכונות בפירוט

מצב Normal — כיצד זורמת העבודה

חשוב על **הזמנות** ו**חשבוניות** כשני מסלולים מקבילים.

**זרימת עבודה טיפוסית:**

1. צור **הצעת הזמנה** או **הזמנת רכש** (אופציונלי). 2. צור **חשבונית פרופורמה** או עבור ישירות ל**חשבונית מס**. 3. גבה תשלום באמצעות **קבלה** או **חשבונית מס קבלה**. 4. הנפק תעודות **משלוח** כאשר הסחורה נשלחת. 5. השתמש ב**חשבונית זיכוי** עבור החזרים.

**מה אתה מקבל:**

- הפרדה ברורה בין "מסמכי מכירה" (הזמנות) ל"מסמכי חשבונאות" (חשבוניות, קבלות). - לשונית **חיוב** תחת תשלום אצל הלקוח — פעולות תשלום מהירות. - שליטה קפדנית יותר על **קבלות חלקיות** — אינך יכול להזין יותר ממה שעדיין חייב במסמך המקושר. - **חשבוניות פרופורמה** יכולות להניע עדכוני מוצרים / מלאי. - הזמנות רכש משתמשות ב**עיצוב PDF ייעודי**.

**מתאים במיוחד כאשר:**

- אתה מנהל עסק שירותים או B2B עם הוצאת חשבוניות רשמית. - הצוות חושב במונחים של "קודם הצעת המחיר/הזמנה, אחר כך החשבונית". - אתה זקוק לחשבוניות פרופורמה לפני החיוב הסופי.

מצב Orders — כיצד זורמת העבודה

חשוב על **הזמנת הרכש כמרכז**. חשבוניות, קבלות ומשלוחים הם שלבים התלויים בהזמנה זו.

**זרימת עבודה טיפוסית:**

1. צור **הזמנת רכש** עבור הלקוח (מוצרים, מחירים, חבר צוות, מקור). 2. הלקוח משלם ← צור **קבלה** (מקוושרת להזמנה). 3. כאשר שולם (או שולם חלקית), צור **חשבונית מס** ו/או **תעודת משלוח** עבור הסכום ששולם. 4. סגור שורות בודדות בהזמנה ככל שהן מתמלאות. 5. השתמש במסמכי זיכוי / החזרה לכל שורה בעת הצורך.

**מה אתה מקבל:**

- תפריט **מסמכים** אחד במקום שניים — פשוט יותר עבור צוות המכירות. - ההזמנה מציגה סכומים מצטברים: כמה **נקלט בקבלה**, **חויב בחשבונית**, ו**נמסר**. - **שלם לפני חשבונית** — כברירת מחדל אינך יכול לחייב או לספק יותר ממה ששולם בהזמנה (אלא אם למנהל יש הרשאת עקיפה). - **חשבוניות בסכום אפס חסומות**. - **שליטה ברמת השורה** — סמן שורות כסגורות, עקוב אחר ביטולים לכל שורת מוצר. - **מקור ליד** נשמר בהזמנה מיומן הפעילות של הלקוח. - כאשר תשלום נרשם, ההכנסה יכולה לעדכן את רשומת הליד/מקור המקורית. - שורות סגורות בהזמנה **לא ניתנות לעריכה** שוב. - **אוטומציות** יכולות להגיב כאשר הזמנה נסגרת במלואה (מצב הזמנות בלבד).

**מתאים כאשר:**

- אתה מוכר מוצרים וממלא אותם לאורך זמן (אספקה חלקית, תשלום חלקי). - יש לגבות תשלום לפני הנפקת מסמכי מס. - אכפת לך מחוב לכל הזמנה ואילו שורות עדיין פתוחות. - אתה רוצה ייחוס מכירות (איזה מקור ליד יצר את ההזמנה).

זה לצד זה: משימות נפוצות

| משימה | רגיל | הזמנות |
|------|--------|--------|
| צור הצעת מחיר | לשונית הצעת הזמנה | מסמכים ← הצעות הזמנה |
| צור הזמנת מכירה | הזמנה ← הזמנות רכש | מסמכים ← הזמנות רכש (מסמך ראשי) |
| קבל תשלום | חשבונית ← קבלות, או תשלום ← חיוב | קבלה מהזמנת הרכש |
| הנפק חשבונית מס | חשבונית ← חשבוניות מס | מהזמנת רכש (לאחר תשלום) |
| שלח סחורה | חשבונית ← תעודת משלוח | תעודת משלוח מהזמנת רכש (לאחר תשלום) |
| ראה את כל המסמכים | הזמנה ← כל המסמכים | מסמכים ← כל המסמכים |
| ראה סכום שעדיין חייב בהזמנה | סטטוס תשלום במסמכים בודדים | עמודות חוב / נותר לתשלום ברשימת הזמנות רכש |
| שנה מחיר בשורת הזמנה | מבוסס על הרשאות מוצר | ניתן לנעול עם "אל תאפשר לשנות מחיר מוצר בהזמנה" |

באיזה מצב עלי להשתמש?

**בחר רגיל אם:**

- חשבוניות וקבלות הם המסמכים העיקריים שלך. - אתה רוצה תפריטי הזמנה וחשבונית נפרדים. - אתה משתמש בחשבוניות פרופורמה באופן קבוע. - אתה צריך את לשונית החיוב ואת תהליך חתימת הזמנת הרכש.

**בחר הזמנות אם:**

- הזמנות רכש הן מרכז תהליך המכירה שלך. - אתה מחייב ומספק רק לאחר תשלום (או תשלום חלקי). - אתה צריך מילוי וביטול לפי שורה. - אתה עוקב אחר חוב ומקור ליד לכל הזמנה.

הערת תוכנית

חשבוניות ותכונות מסמכים בסיסיות כלולות בתוכנית החינמית. חלק מהאפשרויות המתקדמות (ייצוא, אינטגרציות חשבונאיות וכו') עשויות לדרוש תוכנית בתשלום — ראה FREE_PLAN_MAP.md.