وحدة بريد إلكتروني

وحدة الإيميل هي نظام قوي ومتكامل لإدارة الإيميلات، مدمج بالكامل ضمن منصة Biz1، ومصمم عشان يساعد الشركات تدير كل مراسلات الإيميل مع العملاء من لوحة تحكم مركزية وحدة.

تخلي الفرق يرسلون ويستقبلون وينظمون ويتتبعون الإيميلات بكفاءة، مع الحفاظ على رؤية كاملة، تعاون وأتمتة بكل التفاعلات مع العملاء.

 

ليش تستخدم هالوحدة
 

وحدة الإيميل تستخدم لـ:
 

• التواصل مع العملاء عن طريق الإيميل

• إدارة صندوق الوارد، الإيميلات المرسلة، المسودات، والإيميلات المحذوفة

• ترتيب الإيميلات باستخدام التسميات والمجلدات

• إرسال الإيميلات باستخدام قوالب ببيانات عملاء ديناميكية

• إعداد وإدارة عدة حسابات SMTP

• تتبع حالة الإيميل، حالة المقروء/غير المقروء والملكية

• تخصيص الإيميلات لأعضاء الفريق

• تخزين سجل إيميلات كامل تحت كل سجل عميل
  
  
   

  الميزات الأساسية
   

  -  إدارة صندوق الوارد
   

• مجلدات الوارد، المرسلة، المسودات، وسلة المهملات

• تحديثات الإيميل في الوقت الفعلي

• تتبع المقروء / غير المقروء

• سلاسل الإيميلات والردود
   

• - نظام التسميات
   

• إنشاء تسميات مخصصة

• تخصيص تسميات للإيميلات

• تنظيم مرمّز بالألوان

• تصفية الإيميلات حسب التسميات

• قوالب إيميل قابلة لإعادة الاستخدام

• حقول ديناميكية (اسم العميل، إيميل، شركة، حقول مخصصة)

• دعم الإيميلات بصيغة HTML

• إعداد SMTP لكل قالب
   

• ⚙ إعدادات SMTP
   

• عدة حسابات SMTP لكل منظمة

• دعم Gmail، Outlook، Office 365 وSMTP مخصص

• اختيار SMTP افتراضي ومحدد للمستخدم

• اختبار SMTP قبل الاستخدام
   

• - التعاون ضمن الفريق
   

• تخصيص الإيميلات لأعضاء الفريق

• تتبع الملكية والحالة

• رؤية مشتركة بين المستخدمين المخوّلين
   

• - المرفقات والملفات
   

• إرسال واستقبال المرفقات

• تخزين ملفات آمن

• معاينة وتنزيل المرفقات
  
  
  
   

  كيف تشتغل وحدة الإيميل
   

• الإيميلات تنرسل أو تستقبل عن طريق مصادر SMTP أو IMAP المعرّفة

• الإيميلات تُحفظ بأمان في قاعدة بيانات النظام

• كل إيميل مرتبط بسجل عميل

• الإيميلات تظهر في المجلدات ذات الصلة (الوارد، المرسلة، المسودات، سلة المهملات)

• يمكن للمستخدمين الرد، التحويل (forward)، وضع علامة، تخصيص أو حذف الإيميلات

• كل النشاط مسجل لأغراض التتبع والتدقيق
  
  
   

  تنظيم الإيميلات وسير العمل
   

• المجلدات تفصل الإيميلات حسب الحالة (الوارد، المرسلة، المسودات، سلة المهملات)

• التسميات تساعد في تصنيف الإيميلات حسب الأولوية أو الموضوع

• هالتركيبة تضمن إن الإيميلات ما تضيع أبداً وتكون قابلة للتتبع دايماً.
  
  
   

  الأتمتة والإعدادات المتقدمة
   

• سحب الإيميلات تلقائياً باستخدام IMAP

• إنشاء عملاء جدد اختياري من الإيميلات الواردة

• قوالب افتراضية للردود السريعة، الفواتير والطلبات

• تفعيل إيميلات تلقائية بناءً على أحداث النظام

• تكامل مع Office 365 من خلال مصادقة OAuth آمنة
  
  
   

  الأمان والتحكم في البيانات
   

• تحكم بالوصول مبني على الأدوار

• بيانات اعتماد SMTP مشفرة

• معالجة ملفات آمنة
   

• ---

  مين يحتاج يستخدم هالوحدة
   

• فرق المبيعات اللي يتعاملون مع استفسارات العملاء

• فرق الدعم اللي يديرون المكالمات والمتابعات

• فرق العمليات اللي يرسلون المستندات والموافقات

• المدراء اللي يتتبعون أداء التواصل
  
  
  
   

  • 2️⃣ إضافة: أدوار المستخدمين والصلاحيات (مهم جداً)
     

    -  أضف بعد "الوصول والتنقل"
     

    أدوار المستخدمين والصلاحيات

    وحدة الإيميل تشتغل بناءً على تحكم بالوصول مبني على الأدوار.
     

    الدور	الصلاحيات
    المالك / المسؤول	وصول كامل للإيميلات، SMTP، القوالب، التسميات، الإعدادات
    المدير	عرض كل الإيميلات، تخصيص إيميلات، إضافة ملاحظات، استخدام القوالب
    عضو الفريق	عرض الإيميلات المخصصة له فقط، الرد/إرسال الإيميلات، إضافة ملاحظات
    مستخدم محدود	وصول للقراءة فقط (إذا تم تفعيله)

     

    منطق الصلاحيات
     

• الصلاحيات يتم التحقق منها في كل طلب API

• رؤية الإيميل يتم تصفيتها بناءً على:

  • عضو الفريق المخصص

  • العملاء المشتركون

  • ملكية المؤسسة
     

• ---

  2️⃣ إضافة: معنى حالة الإيميل (تحسين كبير في الوضوح)
   

  -  أضف تحت "قائمة الإيميلات والعرض"
   

  شرح حالة الإيميل
   

  الحالة	المعنى
  غير مقروء	إيميل وصل بس ما انفتح
  مقروء	إيميل انفتح من قبل مستخدم
  تم الرد عليه	المستخدم رد على الإيميل
  مسودة	انحفظ بس ما انرسل
  محذوف	تحوّل لسلة المهملات
  تم تخصيصه	تم تخصيصه لعضو فريق

  
   

  ملاحظة:
  الحالة تتحدث تلقائياً بناءً على تصرفات المستخدم واستجابات API.
   

  ---

  3️⃣ إضافة: منطق سلاسل الإيميلات (مهم للدعم)
   

  - أضف تحت "تخزين الإيميلات"
   

  سلاسل الإيميلات (منطق المحادثة)
   

  الإيميلات مرتبطة كسلاسل باستخدام حقل father في client_message.
   

  كيف يشتغل هالشي:
   

• إيميل أصلي → father = 0

• الردود → father = original_email_id

• الإيميلات اللي بسلاسل تظهر مجمعة في واجهة المستخدم

• هالشي يسمح بـ:

• تتبع كامل للمحادثات

• سجل الردود

• عرض صندوق وارد مرتب
   

• 4️⃣ إضافة: قيود المرفقات (المستخدمين يسألون عنها كثير)
   

  - أضف تحت "إرسال الإيميلات"
   

  قواعد وقيود المرفقات
   

• الحد الأقصى لحجم الملف: يعتمد على إعدادات PHP للخادم

• الصيغ المسموحة:
  PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG, ZIP

• عدد المرفقات: مدعوم

• التخزين:
  الملفات مخزنة في السيرفر ومرتبطة في client_message.file

• ⚠️ المرفقات الكبيرة ممكن تفشل إذا تجاوزت حدود مزود خدمة SMTP.
  
   

  5️⃣ إضافة: تدفق تسليم الإيميل (مفيد جداً)
   

  -  أضف بعد "عملية إرسال الإيميل"
   

  تدفق تسليم الإيميل
  
  المستخدم يضغط 'إرسال'
        ↓
  تم تطبيق القالب (إذا تم اختياره)
        ↓
  تم استبدال الحقول الديناميكية
        ↓
  تم اختيار SMTP (منطق الأولوية)
        ↓
  مكتبة PHPMailer / CI Email
        ↓
  خادم SMTP
        ↓
  الإيميل انرسل
        ↓
  الإيميل انحفظ في قاعدة البيانات
        ↓
  واجهة المستخدم تحدّثت
  
  
  
   

  6️⃣ إضافة: الأمان وحماية البيانات
   

  الأمان وحماية البيانات
   

• كلمات مرور SMTP يتم حفظها مشفرة

• وصول الإيميل محدود حسب المنظمة

• كل العمليات مسجلة لأغراض التدقيق.
  
  
   

  7️⃣ إضافة: أخطاء المستخدمين الشائعة (دعم ذهبي)
   

  أخطاء المستخدمين الشائعة
   

• SMTP مو محدد كـ افتراضي

  • النتيجة: فشل إرسال الإيميل
     

• عدم تطابق بين قالب SMTP وSMTP

  • SMTP تبع القالب يلغي SMTP تبع المستخدم
     

• حقول ديناميكية ناقصة

  • النتيجة: نص فارغ
     

• مسودات إيميل ما انرسلت

  • save_as_draft = 1
     

• إيميل مستلم خاطئ

  • الإيميل انحفظ بس فشل التسليم
    
    
     

    8️⃣ إضافة: الإيميل مقابل الواتساب مقابل الرسائل النصية (SMS) (وضوح كبير لتجربة المستخدم)
     

    -  أضف جنب الملخص
     

    مقارنة قنوات التواصل
     

    القناة	الأفضل لـ
    إيميل	رسائل طويلة، مستندات، تواصل رسمي
    واتساب	محادثات سريعة، دعم، مبيعات
    رسائل نصية (SMS)	OTP، إشعارات، تنبيهات قصيرة

     

    كل القنوات مسجلة تحت نفس ملف العميل.
    
    
     

    وحدة الإيميل تحوّل مراسلات الإيميل التقليدية لتجربة CRM منظمة، قابلة للتتبع، ومتعاونة.

    من خلال دمج القوالب، التسميات، الأتمتة ومرونة SMTP، تضمن استجابات أسرع، تنظيم أحسن، ورؤية كاملة لكل تواصلات العملاء.