إيصال / فاتورة

- الهدف
 

يمثل GR/IR اختصاراً لـ استلام البضاعة / استلام الفاتورة.
 

هذا مستند رقابي داخلي للمحاسبة والمخزون يستخدم لمتابعة الفرق بين:
 

• البضاعة المستلمة (تسليم فعلي)

• فاتورة المورد المستلمة (مستند مالي)
   

يستخدم GR/IR بشكل أساسي في عمليات الشراء والتوريد عشان يتأكدون إن:
 

• البضاعة استلموها صح

• فواتير المورد مطابقة للكميات اللي تسلّمت

• سجلات المحاسبة دقيقة ويقدرون يراجعونها
   

GR/IR مب مستند موجه للعميل.


 

- متى نستخدم GR/IR
 

استخدم GR/IR لما:
 

• تستلم بضاعة من مورد

• البضاعة توصل قبل فاتورة المورد

• فاتورة المورد توصل قبل البضاعة

• الشحنات الجزئية منتشرة

• دقة المخزون ضرورية

• الشراء والمحاسبة يبغالهم مطابقة
   

صناعات شائعة:
 

• تصنيع

• تخزين

• جملة وتوزيع

• سلاسل بيع بالتجزئة

• الشركات اللي تستخدم ERP
  
  
   

  - كيف يشتغل GR/IR – نظرة عامة (مفاهيم)
   

  يعمل GR/IR كـ حساب / مستند مؤقت لين ما:
   

• يتم استلام البضاعة كاملة

• يتم استلام فاتورة المورد كاملة

• بس يطابقون الطرفين، العملية تتقفل بالكامل.
  
  
   

  كيف تستخدم – خطوة بخطوة (تدفق المستخدم)
   

  1️⃣ إنشاء مستند GR/IR
   

  روح لـ المستندات → GR/IR

  اضغط على إضافة GR/IR
   

  اختار:

• المورد

• طلب الشراء المرتبط (موصى به)

• إعدادات الشركة / المحاسبة
  
   

  2️⃣ تسجيل استلام البضاعة (GR)
   

  ادخل تفاصيل الشحنة:
   

• الأصناف اللي استلمتها

• الكمية المستلمة

•  الخطوة هذي تأكد الاستلام الفعلي للبضاعة.
  
  
   

  3️⃣ تسجيل استلام الفاتورة (IR)
   

  إذا استلمت فاتورة مورد:
   

• ادخل مرجع الفاتورة

• تاريخ الفاتورة

• الخطوة هذي تأكد الالتزام المالي.
  
  
   

  4️⃣ حفظ GR/IR
   

  النظام يحفظ:
   

• بيانات استلام البضاعة

• بيانات استلام الفاتورة

• رصيد العميل ما يتأثر.
  
  
   

  5️⃣ مطابقة وتأكيد
   

  النظام يقارن:
   

• الكمية اللي طلبوها

• الكمية اللي تسلّمت

• الكمية اللي تفوّترت

• المبلغ اللي تفوّتر
  
  
   

  -  إنشاء ملف PDF
   

  يمديك تسوي ملف PDF لـ GR/IR للسجلات الداخلية.
   

  ملف PDF يشمل:
   

• تفاصيل المورد

• مرجع طلب الشراء

• لستة بالبضاعة اللي استلموها

• مرجع الفاتورة

• الكميات والملاحظات

• حالة المطابقة
  
  
   

  يستخدم لـ:
   

• تدقيقات

• اعتماد داخلي

• مطابقة محاسبية
  
  
   

  -  طريقة الدفع (مهم)
   

  مستندات GR/IR ما تتعامل مع المدفوعات.
   

  ❌ ما فيه تحصيل مدفوعات
  ❌ ما فيه إيصالات
  ❌ ما فيه رصيد عميل
  ❌ ما فيه فاتورة للعميل
  
  
   

  تتم معالجة المدفوعات بشكل منفصل من خلال:
   

• مدفوعات الموردين

• وحدة المحاسبة / حسابات الموردين (الدائنين)
  
  
   

  - علاقة GR/IR بمستندات ثانية
   

  - طلب الشراء → GR/IR
  
  
  طلب الشراء
       ↓
  GR/IR
  
  
  
   

• طلب الشراء يحدد وش المفروض نستلمه

• GR/IR يأكد وش اللي استلموه ووش اللي تفوّتر
  
  
   

  - GR/IR → فاتورة المورد
   

• فاتورة المورد تتطابق مع GR/IR

• الاختلافات يتم تحديدها

• الاعتماد يتم بس بعد المطابقة
  
  
   

  - شحنات جزئية وفواتير جزئية
   

  GR/IR يدعم بشكل كامل:
   

• استلام بضاعة جزئي

• فواتير موردين جزئية
   

• النظام يتابع:
   

• الكميات اللي باقية

• قيمة الفاتورة اللي باقية

• رصيد GR/IR المفتوح
  
   

  -  دعم API
   

  GR/IR مدعوم عن طريق API عشان الأتمتة على مستوى أنظمة الـ ERP.
   

  إمكانيات الـ API
   

• إنشاء GR/IR

• تسجيل استلام البضاعة
   

• حالات استخدام الـ API
   

• أنظمة إدارة المستودعات

• دمج أنظمة ERP

• أتمتة المشتريات

• أدوات المطابقة المحاسبية
  
  
   

  ⚙️ الإعدادات اللي تأثر على GR/IR
   

  إعدادات المخزون
   

• تحديث المخزون عند استلام البضاعة

• تخصيص المستودعات

• متابعة الدفعات والأرقام التسلسلية

• حساب تسوية GR/IR

• توقيت تحديد المصروفات

• قواعد اعتماد الفواتير
   

• إعدادات القالب
   

• تصميم المستند الداخلي

• إظهار/إخفاء قيم الفاتورة

• خانة توقيع الاعتماد
  
  
   

  ✅ مزايا GR/IR
   

  ✔ يمنع الدفع الزايد للموردين
  ✔ يتأكد من مطابقة البضاعة بالفواتير
  ✔ يحسّن دقة المخزون
  ✔ يقوي الالتزام بالتدقيق
  ✔ يدعم الشحنات الجزئية
  ✔ جاهز لأنظمة الـ ERP ويعتمد على API
  
  
   

  - الخلاصة
   

  GR/IR هو مستند رقابي داخلي يضمن إن:
   

• البضاعة اللي استلموها = البضاعة اللي تفوّترت

• المخزون مطابق للواقع

• له دور رئيسي في الشراء، المخزون والمحاسبة، خصوصاً في سلاسل التوريد المعقدة.
  
   

• مدفوعات الموردين دقيقة

• يتم تجنب أي اختلافات محاسبية
   

• إعدادات المحاسبة
   

• تسجيل استلام الفاتورة

• استرجاع حالة GR/IR

• مطابقة طلب الشراء، الشحنة والفاتورة

• إنشاء ملف PDF لـ GR/IR

• شحنات متعددة لكل طلب شراء

• فواتير متعددة لكل طلب شراء