طلب شراء

- هدف
 

أمر الشراء (PO) هو مستند شراء رسمي داخلي وخارجي تستخدمه الشركات لطلب بضائع أو خدمات من مورد أو بائع.
 

يستخدم كـ:
 

• نية قانونية للشراء

• اتفاقية ملزمة بعد استلامها من المورد

• مستند تحكم/رقابة للمشتريات والمخزون والمحاسبة
   

أمر الشراء يحدد شو اللي راح ينشرا، من مين، بكم، بأي شروط ومتى متوقع التوصيل.

أمر الشراء مهو مستند دفع ومهو بحد ذاته يمثل دفع مصاريف.


 

- متى نستخدم أمر الشراء
 

استخدم أمر الشراء لما:
 

• تشتري بضائع أو خدمات من موردين

• تتحكم في موافقة المشتريات

• تثبّت الأسعار قبل التوصيل

• تدير دخول المخزون

• تضمن مسؤولية المورد

• تتابع المصاريف المتوقعة

• تطابق الفواتير لاحقاً (مطابقة ثلاثية)
   

الصناعات الشائعة:

• التصنيع

• البيع بالتجزئة والجملة

• البناء

• الخدمات اللوجستية

• الضيافة

• تقنية المعلومات والخدمات

• أقسام المشتريات في الشركات
  
  
   

  - كيف تستخدمه – خطوة بخطوة (عملية المستخدم)
   

  1️⃣ إنشاء أمر شراء
   

  اذهب إلى المستندات → الأوامر → أوامر الشراء

  اضغط على إضافة أمر شراء

  اختر أو أنشئ:

• المورد (البائع)

• الشركة / المنظمة

• لغة المستند

• العملة
  
  
   

  2️⃣ تفاصيل المورد والمشتريات
   

  حدد معلومات المورد المحددة:
   

• اسم المورد

• جهة الاتصال

• أضف مراجع المشتريات الداخلية:

• الطالب / القسم

• مركز التكلفة

• مرجع أمر الشراء الداخلي

• الجهة الموافقَة
  
  
   

  3️⃣ أضف الأصناف للشراء
   

  أضف كل صنف أو خدمة بوضوح تام:
   

• اسم المنتج أو الخدمة

• وصف مفصل

•  هذه القيم تمثل تكاليف متوقعة، مهيب مدفوعات.
  
  
   

  4️⃣ التسعير وملخص التكاليف
   

  أوامر الشراء توفر رؤية لالتزام التكلفة:
   

• المبلغ الفرعي

• الخصومات

• ⚠️ هذي المبالغ ما تسجل قيود محاسبية لين يتم استلام الفاتورة.
  
  
   

  5️⃣ شروط التسليم والتنفيذ
   

  حدد لوجستيات الشراء:
   

• عنوان الشحن (مستودع / موقع)

• طريقة التسليم

• هذا يضمن:
  
  ✔ وضوح المورد
  ✔ نزاعات أقل
  ✔ استلام مخزون سلس
  
  
   

  6️⃣ الشروط والأحكام
   

  حدد الشروط التجارية والقانونية:
   

• شروط الدفع (صافي 30، صافي 60 إلخ)

• متطلبات تقديم الفاتورة

• الغرامات أو التأخيرات

• بنود الضمان

• قواعد الإلغاء

• شروط الفحص والاستلام
  
   

  7️⃣ احفظ واعتمد أمر الشراء
   

  عند الحفظ:
   

• يتم إنشاء رقم أمر شراء

• تتحدد الحالة كمسودة / بانتظار الموافقة

• عند الاعتماد:

• يصبح أمر الشراء رسمي

• يصير بالإمكان إرساله للمورد

• التزام الشراء ينقفل
  
  
   

  - ملف PDF لأمر الشراء
   

  ملف PDF احترافي لـأمر الشراء يتم إنشاؤه تلقائياً.
   

  ملف الـ PDF يتضمن:
   

• تفاصيل الشركة

• تفاصيل المورد

• يستخدم لـ:

• تأكيد المورد

• مرجع تعاقدي

• تدقيقات داخلية
  
  
   

  - سلوك الدفع (مهم)

  أوامر الشراء ما تتعامل مع المدفوعات.

  ❌ ما فيه طرق دفع
  ❌ ما فيه إيصالات
  ❌ ما فيه تسجيل مباشر للمصاريف
  ❌ ما فيه تقارير ضريبية

  المدفوعات تصير بعد استلام فاتورة المورد واعتمادها.
  
  
   

  - الربط مع مستندات ثانية
   

  - أمر الشراء → استلام بضاعة/فاتورة (GR/IR) → فاتورة المورد
  
  
  
  أمر الشراء
        ↓
  استلام بضاعة (GR / IR)
        ↓
  فاتورة المورد
        ↓
  الدفع
  
  
  هذا معروف بـ"المطابقة ثلاثية الاتجاهات":
  
  ✔ أمر الشراء (شو اللي طلبناه)
  ✔ استلام بضاعة/فاتورة (شو اللي استلمناه)
  ✔ فاتورة (شو اللي فاتورتنا به)
  
  
   

  - أمر الشراء → استلام بضاعة/فاتورة (جزئي)
   

• ممكن أكثر من سجل استلام بضاعة/فاتورة يكون مرتبط بأمر شراء واحد

• يدعم التوصيلات الجزئية

• يتم تتبع الكميات المتبقية
  
   

  - أمر الشراء → المحاسبة
   

  بعد اعتماد فاتورة المورد:
   

• تتسجل المصاريف

• ينشأ التزام دفع

• يصير بالإمكان الدفع
  
   

  - التحويل والربط
   

  أوامر الشراء ممكن تكون:
   

• مرتبطة بمستندات استلام بضاعة/فاتورة

• مرتبطة بفواتير الموردين

• هذا يضمن:
  
  ✔ ما فيه فواتير مبالغ فيها
  ✔ تحكم دقيق بالمصاريف
  ✔ تتبع كامل للمشتريات
  
   

  - دعم الـ API
   

  أوامر الشراء مدعومة بشكل كامل عن طريق الـ API.
   

  إمكانيات الـ API
   

• إنشاء أمر شراء

• تحديث بنود أمر الشراء والكميات

• استرجاع قائمة أوامر الشراء والتفاصيل

• إنشاء ملف PDF لأمر الشراء

• ربط استلام بضاعة/فاتورة بأمر الشراء

• تتبع حالة التنفيذ
  
   

  سيناريوهات استخدام الـ API
   

• تكاملات أنظمة ERP

• أنظمة المخزون

• بوابات الموردين

• عمليات شراء آلية
  
  
   

  ⚙️ إعدادات تؤثر على أوامر الشراء
   

  إعدادات المشتريات
   

• عمليات الموافقة

• تنسيق ترقيم أوامر الشراء

• الحقول المطلوبة

• ربط القسم / مركز التكلفة
  
   

  إعدادات القالب
   

• تخطيط سهل للمورد

• طول وصف الصنف

• كتل التوقيع

• بنود قانونية مخصصة
  
  
   

  إعدادات المخزون
   

• تتبع الكميات

• دعم الاستلام الجزئي

• ربط المستودع
  
  
   

  ✅ مزايا أوامر الشراء
   

  ✔ يتحكم في مصاريف الموردين
  ✔ يمنع المشتريات غير المصرح بها
  ✔ يثبّت الأسعار قبل التسليم
  ✔ يسمح بالمطابقة ثلاثية الاتجاهات
  ✔ يحسّن تخطيط المخزون
  ✔ يقلل أخطاء الفوترة
  ✔ يقوي مسؤولية المورد
  ✔ ممكن أتمتته بالكامل عن طريق الـ API
  
  
   

  - ملخص
   

  أمر الشراء هو الأساس للمشتريات المنظمة.
   

  يضمن هذا:
   

• تواصل واضح مع المورد

• مصاريف متحكم فيها

• عن طريق فصل الطلب، والاستلام، والفوترة، والدفع، أوامر الشراء تساعد الشركات تبقى منظمة، متوافقة، وفعالة من حيث التكلفة.