وحدة المصاريف

- وش هي وحدة المصروفات
 

وحدة المصروفات مو مجرد شاشة إدخال بيانات.

هي طبقة تحكم مالي مصممة لـتوثيق، تنظيم، التحقق من صحة، تحليل، وربط التكاليف التشغيلية الخارجة مع الموردين، المستندات، المشاريع، الضرائب والإيرادات.
 

تشتغل كـنظير لوحدة المستندات (الإيرادات)، وتسمح بـعرض كامل للأرباح والخسائر للمنظمة.
 

باختصار:
 

المستندات = فلوس داخلة
المصروفات = فلوس طالعة

مع بعض، يدفعون الدقة المالية، والامتثال للوائح، واتخاذ القرارات.



 

- الهدف التجاري الأساسي
 

وحدة المصروفات موجودة عشان تحل هالمشاكل:
 

• سجلات مصروفات متفرقة

• فواتير وسندات قبض ضايعة

• ما فيه تاريخ مصروفات واضح للموردين

• ما فيه رؤية واضحة للتكاليف الشهرية أو السنوية

• ما فيه تتبع تكاليف للمشاريع

• حسابات ضريبية يدوية

• صعوبة في مطابقة المصروفات مع المحاسبة
   

الوحدة تحول بيانات المصروفات الأولية إلى سجلات مالية منظمة، قابلة للتقرير، وقابلة للمراجعة.



 

- مبادئ التصميم الأساسية
 

وحدة المصروفات مبنية على خمسة مبادئ أساسية:
 

1. تصنيف

2. قابلية التتبع

3. دقة في التوقيت

4. مسؤولية المورد

5. تحليلات مالية
    

كل ميزة تدعم على الأقل واحد من هالمبادئ.


 

-  وش تمثل المصروفات بالواقع
 

كل سجل مصروف يمثل حدث خروج مالي واحد، زي:
 

• دفع لمورد

• استلام فاتورة

• دفع عن طريق شيك أو بطاقة ائتمانية

• تسجيل تكاليف تشغيلية

• تسجيل دفعات ضريبية
   

المصروفات دايماً تجاوب على:

 

-  وش تمثل المصروفات بالواقع
 

كل سجل مصروف يمثل حدث خروج مالي واحد، زي:
 

• دفع لمورد

• استلام فاتورة

• دفع عن طريق شيك أو بطاقة ائتمانية

• تسجيل تكاليف تشغيلية

• تسجيل دفعات ضريبية
   

المصروفات دايماً تجاوب على:

أسئلة :-


وش اللي اندفع؟       =        المبلغ + الفئة
لمين؟                =        مورد
ليش؟                       =        ملاحظات + فئة
متى؟                     =        تاريخ الدفع / المستند / الإنشاء
لأي مشروع؟   =        ربط بالمشروع
هل الضريبة مشمولة؟       =        علامة ضريبة القيمة المضافة
إثبات؟                     =         مستند مرفق


 

-  دورة حياة المصروفات – خطوة بخطوة
 

1️⃣ إنشاء مصروف
 

لما المستخدم يضيف مصروف:
 

• يتم اختيار فئة (إلزامي)

• يتم إدخال المبلغ

• يتم ربط مورد

• يتم اختيار نوع المستند

• يتم تحديد التواريخ

• يتم الإشارة إلى اشتمال ضريبة القيمة المضافة

• يتم إرفاق ملفات/صور

• يتم ربط مشروع/عميل اختياري
   

النظام بعدها:
 

✔ يتحقق من المدخلات
✔ يتحقق من رقم الفاتورة (إذا توفر)
✔ يحدد حالة الدفع
✔ يحفظ البيانات المالية
✔ يخزن الملفات بشكل آمن


 

سلوك نوع المستند (منطق مهم)
 

حقل الـdocument_type يؤثر على سلوك النظام:


نوع المستند                   حالة الدفع                       الغرض

 

Invoice                                  غير مدفوع افتراضياً           فاتورة مورد  
receipt                                   مدفوع                                إثبات دفع
receipt_tax_invoice              مدفوع                               فاتورة ضريبية رسمية
delivery_invoice                   غير مدفوع                            إشعار تسليم


هذا يضمن واقعية مالية بدل الافتراضات اليدوية.


 

3️⃣ التعامل مع ضريبة القيمة المضافة والضرائب
 

منطق ضريبة القيمة المضافة يتم التعامل معه عن طريق vat_includes:

 

• 0 → المبلغ صافي (ضريبة القيمة المضافة مو مشمولة)

• 1 → المبلغ شامل ضريبة القيمة المضافة
   

النظام بعدها:
 

✔ يفصل مبلغ الضريبة
✔ يضمنه في التقارير
✔ يغذي تحليلات الضرائب في الرسم البياني الدائري
 

هذا يسمح بـتقرير ضريبي دقيق والامتثال للوائح.


 

4️⃣ هيكلية المصروفات المعتمدة على الفئات
 

المصروفات دايماً مجمعة تحت فئات.
 

الفئات:
 

• تكون خاصة بالمستخدم أو عالمية

• تدعم أسماء متعددة اللغات

• تدفع التحليلات والرسوم البيانية

• تتحكم في التجميع والتصدير
   

حذف فئة ما يحذف المصروفات، ويحافظ على الدقة التاريخية.


 

5️⃣ تتبع المصروفات المرتكز على الموردين
 

كل مصروف ممكن يتربط بمورد.
 

هذا يتيح:
 

• مشاهدة تاريخ تكاليف المورد

• فلترة المصروفات حسب المورد

• منع تكرار الفواتير

• تحليل الموردين على المدى الطويل
   

الموردين يشتغلون كـهويات مالية، مو مجرد جهات اتصال.



 

6️⃣ حكمة التواريخ (ميزة حاسمة)
 

المصروفات تدعم ثلاثة أبعاد تواريخ مختلفة


نوع البيانات                                      المعنى

تاريخ الدفع                                     متى طلعت الفلوس
تاريخ المستند                               تاريخ الفاتورة/الإيصال
وقت الإنشاء                                     وقت التسجيل بالنظام

 

يمكن تطبيق الفلاتر على كل نوع تاريخ، وهذا شي ضروري لـ:
 

✔ المحاسبة
✔ المراجعات
✔ تحليل التدفق النقدي


 

7️⃣ منطق حالة الدفع
 

كل مصروف له paid_status:
 

• يتحدد تلقائياً للإيصالات

• قابل للتعديل يدوياً إذا لزم الأمر

• يستخدم للتتبع المالي

• يدعم المطابقة المستقبلية
   

هذا يسمح بالفصل بين:
 

-  تحليل الإيرادات مقابل المصروفات (رسم بياني دائري)
 

• المصروفات المستحقة

• المصروفات اللي اندفعت فعلياً
  
  
   

  -  محرك التحليلات المالية
   

  وحدة المصروفات تدفع منظورين ماليين:
   

  -  تحليل اتجاهات التكاليف (رسم بياني خطي)
   

• مصروفات شهرية حسب الفئة

• مقارنة سنوية

• رؤية اتجاه الميزانية

• تتبع نمو الفئات
   

• يجمع:
   

• إيرادات (من المستندات)

• مصروفات

• إيرادات (ربح)

• مبالغ الضرائب

• هذا ينشئ لقطة حية للأرباح والخسائر للشهر.
  
  
   

  -  إدارة الملفات والأدلة
   

  كل مصروف ممكن يتضمن:
   

• صور متعددة

• مسح ضوئي للفواتير
   

• الملفات تكون:

• مخزنة بشكل آمن

• مرتبطة بالمصروف

• تستخدم خلال المراجعات

• متوفرة عند التصدير
  
  
   

  -  روابط الوحدات (ليش هذي الوحدة مهمة)
   

  وحدة المصروفات مرتبطة بشكل عميق بـ:
   

  - وحدة المستندات
   

• حساب الإيرادات والضريبة

• حساب الربح

• توازن مالي
   

• - وحدة المشاريع
   

• تتبع تكاليف المشروع

• الربحية حسب المشروع
   

• - وحدة العملاء
   

• المصروفات المتعلقة بالعملاء

• تخصيص التكاليف

• عناصر واجهة مالية

• ملخصات المصروفات
   

• - وحدة السجل اليومي
   

• عرض زمني للمصروفات
   

• - وحدة التقارير
   

• تصدير للإكسل

• الترحيل للمحاسبة
  
   

  - الصلاحيات والأمان
   

  المصروفات محمية بواسطة:
   

• التحكم بالوصول للوحدة

• النطاق التنظيمي
   

• المستخدمين يقدرون بس:
  
  ✔ يشوفون البيانات المصرح بها
  ✔ يعدلون السجلات المصرح بها
  
  
   

  -  ملخص نهائي
   

  وحدة المصروفات هي العمود الفقري المالي اللي تحول التكاليف اليومية لـذكاء مالي منظم.
   

  هو يضمن:
   

• كل مصروف موثق

• تكلفة كل مورد قابلة للتتبع

• كل مبلغ ضريبي محسوب

• تكلفة كل مشروع واضحة

• كل قرار مبني على بيانات

• صلاحيات مبنية على الأدوار
  
  
  هذي الوحدة أساسية لـالانضباط المالي، والامتثال للوائح، والنمو التجاري.