- نظام الـ IVR – وصف عملي كامل
 

---

- وش هو نظام الـ IVR؟
 

نظام الـ IVR (الرد الصوتي التفاعلي) يخلي الشركات تتعامل تلقائياً مع المكالمات الواردة عن طريق مسارات صوتية محددة مسبقاً.
 

بدال ما كل مكالمة تحتاج موظف بشري، نظام الـ IVR يسوي هالشي:
 

• ترحب بالمتصلين

• تشغل رسائل صوتية

• تعرض خيارات القائمة

• تجمع المدخلات

• تسجل الرسائل

• تعالج المدفوعات

• تحول المكالمات للجهة الصحيحة
   

هي تشتغل 24/7، بدون أي تأخير، وتضمن إن كل متصل بيتم التعامل معاه باحترافية.
 

---

- هيكل نظام الـ IVR (نظرة شاملة)
 

نظام الـ IVR مبني من صفحتين مرتبطين زين، وكل صفحة لها مسؤولية واضحة مرة:
 

1️⃣ صفحة جدول الـ IVR
 

الهدف:

إدارة وتنظيم والتحكم بكل إعدادات الـ IVR.
 

هنا المستخدمين:
 

• يشوفون كل أنظمة الـ IVR

• يسوون أنظمة IVR جديدة

• يشغلون أو يوقفون أنظمة IVR

• يبحثون ويديرون أنظمة IVR الموجودة
   

---

2️⃣ صفحة منشئ تدفق الـ IVR
 

الهدف:

تصميم بصرياً وش يسمعه ويجربه المتصل.
 

هنا المستخدمين:
 

• يبنون تدفقات المكالمات

• يضبطون القوائم والمدخلات

• ينظمون منطق المكالمات

• يجربون الـ IVR قبل ما يشتغل على الهواء
   

---

- صفحة جدول الـ IVR – وصف كامل
 

- هدف صفحة جدول الـ IVR
 

صفحة جدول الـ IVR تشتغل كـ لوحة تحكم مركزية لإدارة كل أرقام تليفون الـ IVR (DIDs).
 

كل سطر في هالجدول يمثل إعداد IVR كامل واحد لرقم تليفون واحد.
 

إذا كان عند الشركة:
 

• IVR للمبيعات

• IVR للدعم الفني

• IVR بعد ساعات الدوام

• IVR للحملات
   

كلها تدار من هنا.
 

---

- وش يشوف المستخدم
 

لما المستخدم يفتح صفحة جدول الـ IVR، يشوف هالشي:
 

• عنوان صفحة واضح: “جدول الـ IVR”

• خانة بحث عشان يلقى أنظمة IVR بسرعة بالاسم أو الرقم

• زر “إضافة جديد” عشان يسوي IVR جديد

• جدول مرتب يعرض كل إعدادات الـ IVR
   

---

- نظرة عامة على قائمة الـ IVR
 

كل إدخال IVR يعرض:
 

• الاسم
  
  اسم سهل عشان تعرف الـ IVR (مثلاً، “خط الدعم”, “IVR المبيعات”).
   

• رقم الـ DID
  
  رقم التليفون الفعلي اللي الناس تتصل عليه.
   

• مؤشر ساعات العمل
  
  يبين إذا كان الـ IVR يتبع ساعات العمل أو شغال على طول.
   

• الحالة
  
  معلم بوضوح إنه فعال أو غير فعال.
   

• الإجراءات
  
  أيقونات عشان توصل بسرعة لـ:
   

  • تعديل تدفق الـ IVR

  • نسخ الـ IVR

  • حذف الـ IVR
     

---

- البحث وإدارة أنظمة الـ IVR
 

خانة البحث تخلي المستخدمين يقدرون يسوون هالشي:
 

• يفلترون أنظمة الـ IVR على طول

• يلقون DID في ثواني

• يديرون قوائم IVR الكبيرة بفعالية
   

هذا شي ضروري للشركات اللي عندها أرقام تليفونات أو أقسام كثيرة.
 

---

➕ إنشاء IVR جديد
 

لما المستخدم يضغط على “إضافة جديد”:
 

1. تفتح له استمارة بسيطة

2. المستخدم يدخل:

   • اسم الـ IVR

   • يختار DID (رقم تليفون)

3. يتسوى الـ IVR

4. المستخدم ينتقل لـ منشئ تدفق الـ IVR عشان يضبط سلوك المكالمة
    

هالفصل يخلي الأمور بسيطة ومنظمة.
 

---

- ليش جدول الـ IVR مهم
 

جدول الـ IVR يضمن:
 

• تحكم مركزي بكل تدفقات المكالمات

• ما في لخبطة بين أرقام التليفون

• سهولة في التشغيل/الإيقاف

• تعديل آمن بدون ما يأثر على أنظمة IVR ثانية
   

هذي هي لوحة التحكم، مو أداة التصميم.
 

---

- صفحة منشئ تدفق الـ IVR – وصف كامل
 

- هدف منشئ تدفق الـ IVR
 

منشئ تدفق الـ IVR يضبط تجربة المتصل الفعلية.
 

هذي الصفحة تجاوب على أسئلة زي:
 

• وش يسمع المتصل أول شي؟

• وش يصير إذا ضغط 1 أو 2؟

• هل يقدر يخلي رسالة؟

• هل لازم يحولون المكالمة؟

• هل ممكن يجمعون دفعة؟
   

كل شي يجربه المتصل ينبني هنا.
 

---

- تصميم بصري وتفاعلي
 

منشئ تدفق الـ IVR يستخدم نظام سحب وإفلات بصري.
 

المستخدمين ما يحتاجون معرفة تقنية.

هم يبنون التدفقات زي تركيب البلوكات.
 

---

- مكونات الـ IVR (لبنات البناء)
 

المنشئ يوفر مكونات جاهزة للاستخدام:
 

▶️ تشغيل
 

يشغل:
 

• رسائل صوتية

• رسائل تحويل النص إلى كلام

• ملفات صوتية تم رفعها
   

يستخدم للترحيب، التعليمات، التأكيدات.
 

---

☰ قائمة
 

يسوي قوائم تفاعلية:
 

• “اضغط 1 للمبيعات”

• “اضغط 2 للدعم”

• “اضغط 0 للتكلم مع موظف”
   

القوائم توجه المتصلين بشكل منطقي.
 

---

⌨️ إدخال
 

يجمع إدخال من المتصل:
 

• أرقام الحساب

• أرقام الـ PIN

• أرقام مرجعية
   

يقدر يرسل بيانات لأنظمة خارجية بعد.
 

---

- بطاقة ائتمان
 

يسمح بجمع دفعات آمنة:
 

• رقم البطاقة

• تاريخ الانتهاء

• CVV

• تأكيد الدفع
   

مثالي للفواتير، الاشتراكات والطلبات.
 

---

- تسجيل
 

يسجل رسائل المتصلين:
 

• بريد صوتي

• ملاحظات

• طلبات
   

مفيد لما ما يكون الموظفين متوفرين.
 

---

⇌ تحويل
 

يحول المكالمة إلى:
 

• تحويلة داخلية

• رقم تليفون خارجي

• خط قسم
   

يضمن إن المتصلين يوصلون للشخص الصح.
 

---

- بناء تدفق المكالمة
 

المستخدمين يسوون التدفقات عن طريق:
 

1. سحب مكون

2. إفلاته في منطقة التدفق

3. ضبط إعدادات سلوكه

4. ترتيب خطوات التسلسل
    

كل خطوة تمثل لحظة وحدة في المكالمة.
 

---

- ترتيب التدفق والتحكم
 

كل خطوة تشمل:
 

• التحريك للأعلى

• التحريك للأسفل

• الحذف
   

هذا يخلي المستخدمين يضبطون رحلة المكالمة بسهولة.
 

---

- تجريب قبل ما يشتغل على الهواء
 

زر الـ تجريب يخلي المستخدمين يقدرون يسوون هالشي:
 

• يسوون محاكاة لمكالمات حقيقية

• يسمعون الصوت

• يجربون خيارات القائمة

• يتأكدون من المنطق
   

هذا يمنع الأخطاء ويضمن تجربة متصل احترافية.
 

---

- حفظ وتحديث
 

بعد ما يكون راضي:
 

• المستخدم يضغط على تحديث

• يتم حفظ تدفق الـ IVR

• التغييرات تشتغل على الهواء على طول (أو حسب الإعداد)
   

---

- كيف يشتغل جدول الـ IVR ومنشئ التدفق سوا
 

• جدول الـ IVR يقرر أي IVR موجود

• منشئ التدفق يقرر كيف يتصرف هالـ IVR

• الاثنين مرتبطين برقم الـ DID

• التغييرات في التدفق أبداً ما تأثر على أنظمة IVR ثانية
   

هالفصل يضمن وضوح، أمان وقابلية للتوسع.
 

---

- سيناريوهات استخدام تجارية
 

نظام الـ IVR يستخدم عادةً لـ:
 

• توجيه دعم العملاء

• معالجة فرص المبيعات

• تأكيدات المواعيد

• جمع الدفعات

• التعامل مع المكالمات بعد ساعات الدوام

• أرقام تليفون خاصة بالحملات

• تدفقات مكالمات متعددة اللغات
   

---

- تحكم، استقرار وأمان
 

نظام الـ IVR مصمم عشان:
 

• يمنع التغييرات بالغلط

• يسمح بالتجريب الآمن

• يدعم أقسام كثيرة

• يتوسع مع نمو الشركة
   

المستخدمين دايم يعرفون:
 

• أي IVR شغال

• وش يسمعون المتصلين

• وين تتحول المكالمات
   

---

- خلاصة نهائية
 

صفحات الـ IVR سوا تسوي حل أتمتة كامل للمكالمات.
 

• صفحة جدول الـ IVR
  
   تنظم، تدير وتتحكم بأنظمة الـ IVR
   

• صفحة منشئ تدفق الـ IVR
  
   تصمم رحلة المتصل خطوة بخطوة
   

في جملة وحدة واضحة:
 

جدول الـ IVR يقرر أي أرقام تليفون تستخدم الأتمتة.
منشئ تدفق الـ IVR يقرر كيف المتصلين يوجهون ويتعامل معاهم.