وحدة نظام تتبع الوقت

1️⃣ وش نظام تتبع الوقت؟

نظام تتبع الوقت هو طبقة معلومات أساسية لوقت الشغل، يسجل متى الناس تشتغل، على وش يشتغلون، ولمن يشتغلون.

وهو مصمم عشان يجاوب على ثلاث أسئلة أعمال مهمة:

⏳ كم وقت انصرف؟
من اللي قاعد يسوي الشغل؟
لأي عميل، مشروع أو نشاط يتبع؟

هالنظام يحول ساعات الشغل الأولية إلى بيانات أعمال قابلة للتدقيق، قابلة للإبلاغ، وقابلة للفوترة.

2️⃣ فلسفة التصميم الأساسية

النظام مبني على الوضوح والتحكم، مو التعقيد.

المبادئ الأساسية:

مؤقت (تايمر) واحد فعال لكل مستخدم في كل مرة
مؤشرات بصرية واضحة (أخضر = مو فعال، أحمر = فعال/شغال)
صفر عمليات حساب يدوية
دائمًا مرتبط بالعميل عند الحاجة
ظاهر بالكامل في التقارير والسجلات اليومية
آمن للمناطق الزمنية وسهل للأتمتة (الأوتوميشن)

هالشي يضمن بيانات وقت موثوقة في كل الفرق والإدارات.

3️⃣ ساعة الدوام – قلب النظام

وش يشوفون المستخدمين

في الجزء العلوي من واجهة النظام، المستخدمين يشوفون ساعة الدوام:

مؤقت (تايمر) مباشر (سس:دد:سس)
زر إجراء منسدل
أدوات تحكم للبدء / الإيقاف
مؤشر وقت الدخول

هالساعة دايم واضحة، وهالشي يضمن إن المستخدمين يكونون دايمًا على دراية بوضع شغلهم.

4️⃣ مؤقت (تايمر) الشغل العام (المؤقت الشغال)

الهدف

يتتبع وقت الشغل الإجمالي، مثل:

ساعات المكتب
مهام مب مرتبطة بالعملاء
شغل داخلي
شغل مبني على المشاريع

كيف يشتغل

المستخدم يضغط على بدء الشغل
المؤقت يبدأ يعد بالوقت الفعلي
وقت الدخول ينعرض
النظام يقفل المؤقتات المتعددة
المستخدم يشتغل عادي
المستخدم يضغط على إنهاء الشغل
الوقت ينحفظ بشكل دائم

هالشي يسوي سجل عمل يومي نظيف بدون أي مجهود من المستخدم.

5️⃣ مؤقت (تايمر) خاص بالعميل (تايمر الشغل للعميل)

ليش موجود

مو كل شغل نفس الشي.
جزء من الوقت لازم يكون منسوب لعميل معين.

هالمؤقت يضمن:

فوترة عملاء دقيقة
تتبع خدمة شفاف
قياس حمل العمل بشكل موثوق

قواعد أساسية:

المستخدم يقدر يشتغل على عميل واحد بس في كل مرة
مؤقت العميل ما يقدر يتداخل مع عميل ثاني
كل جلسة تنحفظ كسجل منفصل

هالشي يمنع تداخل الوقت وأخطاء الفوترة.

6️⃣ وين يستخدم وقت العميل

الوقت المرتبط بالعميل يظهر تلقائيًا في:

ملف العميل (سجل العمل)
سجل العمل
التقارير
الفوترة وإصدار الفواتير (إذا كانت مفعلة)
تحليل الإنتاجية

هالشي يحول وقت العميل إلى أصل تجاري من الدرجة الأولى، مو مجرد ملاحظة.

7️⃣ التغذية الراجعة البصرية ومؤشرات الحالة

اللغة البصرية

الحالة الخضراء → المؤقت مو شغال (غير فعال)
الحالة الحمراء → المؤقت شغال (فعال)
▶ أيقونة تشغيل → جاهز للبدء
⏹ أيقونة إيقاف → فيه شغل فعال حاليًا

هالرموز تقلل الأخطاء وتحسن التبني.

8️⃣ سجل العمل – دفتر حسابات وقتك

وش هو سجل العمل

سجل العمل هو التسجيل الدائم لكل أنشطة الوقت.

يجاوب على:

متى بدأ الشغل
متى انتهى
كم أخذ من وقت
من اللي اشتغل
أي عميل أو مشروع كان مشارك

العروض المتوفرة

عرض يومي
نظرة عامة شهرية
تجميع حسب العملاء
تجميع حسب المستخدمين
تفصيل حسب الفئات

هالشي يحول الوقت إلى معلومات قيمة قابلة للتنفيذ.

9️⃣ التعديل والضبط اليدوي

أحيانًا يحتاج الوقت لتعديل.

النظام يسمح للمستخدمين المخولين بـ:

تعديل أوقات البدء أو الانتهاء
إضافة سجلات ناقصة
تصحيح الفئات
حذف سجلات مب صالحة

كل التغييرات تبقى قابلة للتتبع، وتحافظ على سلامة التدقيق.

- الفئات وسياق العمل

كل سجل وقت ممكن يشمل:

فئة (مثلاً: مكالمة، دعم، تطوير)
ملاحظات توضح الشغل
ربط اختياري بمشروع

هالشي يضيف معنى ودلالة لأرقام الوقت الأولية.

1️⃣1️⃣ التقارير والتحليلات

وش يقدرون يشوفون المدراء

إجمالي الساعات للموظف
إجمالي الوقت للعميل
الوقت حسب الفئة
توجهات الوقت على مدار فترات
مقارنات الإنتاجية

ليش هالشي مهم

هالشي يسمح بـ:

تقييم الأداء
التحكم بالتكاليف
تخطيط القدرة الاستيعابية
تحليل ربحية الخدمة

1️⃣2️⃣ التصدير والالتزام بالمعايير

بيانات الوقت ممكن تصديرها كـ:

إكسل
بي دي إف (PDF)
تقارير مدمجة

عمليات التصدير تكون:

دقيقة حسب التاريخ
مرتبطة بالعميل
جاهزة للرواتب، التدقيقات أو المحاسبة

هالشي يضمن الالتزام بالمعايير والشفافية.

1️⃣3️⃣ الأتمتة (الأوتوميشن) وشبكات الأمان

حمايات ذكية

يمنع تشغيل مؤقتات متعددة
يوقف تلقائيًا المؤقتات المنسية
يتحقق من الجلسات المتداخلة
يحمي اتساق البيانات

هالشي يخلي النظام يصلح نفسه بنفسه، مو هش.

1️⃣4️⃣ التسويق الهاتفي والمؤقتات الخاصة

لمراكز الخدمة وفرق المبيعات:

الوقت يتسجل حسب قائمة المكالمات
يرتبط بالحملات
منفصل عن شغل العملاء العادي
يتقاس عشان الإنتاجية

هالشي يسمح بـ تتبع دقيق للأداء المعتمد على المكالمات.

1️⃣5️⃣ الاستخدام على الجوال وتعدد المنصات

المستخدمين يقدرون:

يبدأون الشغل من الجوال
يوقفون الشغل عن بعد
يسوون مزامنة للوقت بين الأجهزة

هالشي يدعم:

فرق العمل الميداني
الشغل عن بعد
الأنشطة الهجينة (هايبرد)

1️⃣6️⃣ الصلاحيات والتحكم

مدراء النظام يتحكمون في:

مين يقدر يشوف بيانات الوقت
مين يقدر يعدل السجلات
مين يقدر يصدر التقارير
مين يقدر يتتبع وقت العميل

هالشي يضمن الخصوصية وحوكمة الشركات.

1️⃣7️⃣ السير المفاهيمي من البداية للنهاية

المستخدم يبدأ شغل ↓ الوقت ينعد مباشرة ↓ (اختياري) مؤقت العميل يتفعل ↓ الشغل ينحفظ تلقائيًا ↓ يظهر في سجل العمل ↓ يكون متوفر للتقارير ↓ يستخدم للفوترة / الرواتب / التحليل

1️⃣8️⃣ ليش هالمنظومة مهمة

بدون تتبع الوقت:

الشغل ما ينشاف
الفواتير ما تكون دقيقة
الإنتاجية تتقدر بالتخمين

مع هالمنظومة:

الوقت يصير بيانات
البيانات تصير معلومات قيمة
المعلومات القيمة تصير تحكم

✅ التعريف النهائي

نظام تتبع الوقت هو إطار معلوماتي موحد لوقت العمل، يحول الأنشطة اليومية لسجلات أعمال دقيقة، قابلة للتدقيق والعمل عليها – على مستوى الموظفين، العملاء، والمشاريع.

- ملخص في سطر واحد

هالنظام يضمن إن كل دقيقة شغل تكون واضحة، قابلة للفوترة، ولها قيمة.