מודול דוא"ל

ה-מודול האימייל הוא מערכת ניהול אימיילים עוצמתית ומשולבת במלואה בתוך פלטפורמת Biz1, שנועדה לעזור לעסקים לנהל את כל תקשורת האימייל עם לקוחות מתוך דאשבורד מרכזי אחד.

הוא מאפשר לצוותים לשלוח, לקבל, לארגן ולעקוב אחר אימיילים ביעילות, תוך שמירה על נראות מלאה, שיתוף פעולה ואוטומציה בכלל האינטראקציות עם הלקוחות.

 

למה משמש מודול זה
 

מודול האימייל משמש ל:
 

• תקשורת עם לקוחות באמצעות אימייל

• ניהול תיבת דואר נכנס, אימיילים שנשלחו, טיוטות ואימיילים שנמחקו

• ארגון אימיילים באמצעות תוויות ותיקיות

• שליחת אימיילים באמצעות תבניות עם נתוני לקוחות דינמיים

• הגדרה וניהול של מספר חשבונות SMTP

• מעקב אחר סטטוס אימייל, מצב קריאה/לא נקרא ובעלות

• הקצאת אימיילים לחברי צוות

• אחסון היסטוריית אימיילים מלאה תחת כל רשומת לקוח
  
  
   

  יכולות מפתח
   

  -  ניהול תיבת דואר נכנס
   

• תיקיות נכנסים, נשלחו, טיוטות ופח אשפה

• עדכוני אימייל בזמן אמת

• מעקב קריאה / לא נקרא

• שירשורי אימייל ותגובות
   

• - מערכת תוויות
   

• יצירת תוויות מותאמות אישית

• הקצאת תוויות לאימיילים

• ארגון מקודד צבע

• סינון אימיילים לפי תוויות

• תבניות אימייל לשימוש חוזר

• שדות דינמיים (שם לקוח, אימייל, חברה, שדות מותאמים אישית)

• תמיכה באימיילים בפורמט HTML

• הגדרת SMTP פר-תבנית
   

• ⚙ תצורת SMTP
   

• מספר חשבונות SMTP לכל ארגון

• תמיכה ב-Gmail, Outlook, Office 365 ו-SMTP מותאם אישית

• בחירת SMTP ברירת מחדל וספציפית למשתמש

• בדיקת SMTP לפני שימוש
   

• - שיתוף פעולה בצוות
   

• הקצאת אימיילים לחברי צוות

• מעקב אחר בעלות וסטטוס

• נראות משותפת בין משתמשים מורשים
   

• - קבצים מצורפים וקבצים
   

• שליחה וקבלה של קבצים מצורפים

• אחסון קבצים מאובטח

• תצוגה מקדימה והורדה של קבצים מצורפים
  
  
  
   

  איך מודול האימייל עובד
   

• אימיילים נשלחים או מתקבלים דרך מקורות SMTP או IMAP מוגדרים

• אימיילים נשמרים בצורה מאובטחת במסד הנתונים של המערכת

• כל אימייל מקושר לרשומת לקוח

• אימיילים מופיעים בתיקיות הרלוונטיות (נכנסים, נשלחו, טיוטות, פח אשפה)

• משתמשים יכולים להשיב, להעביר, לתייג, להקצות או למחוק אימיילים

• כל הפעילות מתועדת למטרות מעקב וביקורת
  
  
   

  ארגון אימיילים וזרימת עבודה
   

• תיקיות מפרידות אימיילים לפי מצב (נכנסים, נשלחו, טיוטות, פח אשפה)

• תוויות עוזרות לסווג אימיילים לפי עדיפות או נושא

• מבנה זה מבטיח שאימיילים לעולם לא יאבדו ותמיד יהיו ניתנים למעקב.
  
  
   

  אוטומציה והגדרות מתקדמות
   

• שליפת אימיילים אוטומטית באמצעות IMAP

• יצירה אופציונלית של לקוחות חדשים מאימיילים נכנסים

• תבניות ברירת מחדל לתשובות מהירות, קבלות והזמנות

• הפעלת אימיילים אוטומטית המבוססת על אירועי מערכת

• אינטגרציה עם Office 365 באמצעות אימות OAuth מאובטח
  
  
   

  אבטחה ובקרת נתונים
   

• בקרת גישה מבוססת תפקידים

• פרטי כניסה מוצפנים ל-SMTP

• טיפול מאובטח בקבצים
   

• ---

  מי צריך להשתמש במודול זה
   

• צוותי מכירות המטפלים בפניות לקוחות

• צוותי תמיכה המנהלים קריאות ומעקבים

• צוותי תפעול השולחים מסמכים ואישורים

• מנהלים העוקבים אחר ביצועי התקשורת
  
  
  
   

  • 2️⃣ הוסף: תפקידי משתמשים והרשאות (חשוב מאוד)
     

    -  הוסף לאחר "גישה וניווט"
     

    תפקידי משתמשים והרשאות

    מודול האימייל פועל לפי בקרת גישה מבוססת תפקידים.
     

    תפקיד	הרשאות
    בעלים / אדמין	גישה מלאה לאימיילים, SMTP, תבניות, תוויות, הגדרות
    מנהל	צפייה בכל האימיילים, הקצאת אימיילים, הוספת הערות, שימוש בתבניות
    חבר צוות	צפייה באימיילים שהוקצו בלבד, השבה/שליחת אימיילים, הוספת הערות
    משתמש מוגבל	גישת קריאה בלבד (אם מופעלת)

     

    לוגיקת הרשאות
     

• הרשאות מאומתות בכל בקשת API

• נראות האימייל מסוננת לפי:

  • חבר צוות שהוקצה

  • לקוחות משותפים

  • בעלות ארגונית
     

• ---

  2️⃣ הוסף: משמעות סטטוס אימייל (שיפור בהירות משמעותי)
   

  -  הוסף תחת "רשימת אימיילים ותצוגה"
   

  הסבר על סטטוס אימייל
   

  סטטוס	משמעות
  לא נקרא	אימייל התקבל אך לא נפתח
  נקרא	אימייל נפתח על ידי משתמש
  נענה	המשתמש השיב לאימייל
  טיוטה	נשמר אך לא נשלח
  נמחק	הועבר לפח אשפה
  הוקצה	הוקצה לחבר צוות

  
   

  הערה:
  הסטטוס מתעדכן אוטומטית בהתבסס על פעולות המשתמש ותגובות API.
   

  ---

  3️⃣ הוסף: לוגיקת שירשורי אימייל (חשוב לתמיכה)
   

  - הוסף תחת "אחסון אימיילים"
   

  שירשורי אימייל (לוגיקת שיחה)
   

  אימיילים משורשרים באמצעות שדה father ב-client_message.
   

  איך זה עובד:
   

• אימייל מקורי → father = 0

• תשובות → father = original_email_id

• אימיילים משורשרים מופיעים מקובצים בממשק המשתמש

• זה מאפשר:

• מעקב מלא אחר שיחות

• היסטוריית תגובות

• תצוגת תיבת דואר נכנס נקייה
   

• 4️⃣ הוסף: מגבלות קבצים מצורפים (משתמשים שואלים על כך הרבה)
   

  - הוסף תחת "שליחת אימיילים"
   

  כללים ומגבלות קבצים מצורפים
   

• גודל קובץ מקסימלי: מבוסס על הגדרות PHP של השרת

• פורמטים מותרים:
  PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG, ZIP

• מספר קבצים מצורפים: נתמך

• אחסון:
  קבצים מאוחסנים בשרת ומקושרים ב-client_message.file

• ⚠️ קבצים מצורפים גדולים עלולים להיכשל אם חריגה ממגבלות ספק ה-SMTP.
  
   

  5️⃣ הוסף: זרימת מסירת אימייל (שימושי מאוד)
   

  -  הוסף לאחר "תהליך שליחת אימייל"
   

  זרימת מסירת אימייל
  
  המשתמש לוחץ 'שלח'
        ↓
  תבנית יושמה (אם נבחרה)
        ↓
  שדות דינמיים הוחלפו
        ↓
  SMTP נבחר (לוגיקת עדיפות)
        ↓
  ספריית PHPMailer / CI Email
        ↓
  שרת SMTP
        ↓
  האימייל נשלח
        ↓
  האימייל נשמר במסד הנתונים
        ↓
  ממשק המשתמש עודכן
  
  
  
   

  6️⃣ הוסף: אבטחה והגנת נתונים
   

  אבטחה והגנת נתונים
   

• סיסמאות SMTP נשמרות מוצפנות

• גישת אימייל מוגבלת לפי ארגון

• כל הפעולות מתועדות למטרות ביקורת.
  
  
   

  7️⃣ הוסף: טעויות נפוצות של משתמשים (זהב תמיכה)
   

  טעויות נפוצות של משתמשים
   

• SMTP לא הוגדר כברירת מחדל

  • תוצאה: שליחת האימייל נכשלת
     

• אי-התאמה בין תבנית SMTP ל-SMTP

  • SMTP של התבנית דורס את SMTP של המשתמש
     

• שדות דינמיים חסרים

  • תוצאה: טקסט ריק
     

• טיוטות אימייל שלא נשלחו

  • save_as_draft = 1
     

• אימייל נמען שגוי

  • אימייל נשמר אך המסירה נכשלת
    
    
     

    8️⃣ הוסף: אימייל לעומת וואטסאפ לעומת SMS (בהירות חווית משתמש גדולה)
     

    -  הוסף ליד סיכום
     

    השוואת ערוצי תקשורת
     

    ערוץ	הטוב ביותר עבור
    אימייל	הודעות ארוכות, מסמכים, תקשורת רשמית
    וואטסאפ	שיחות מהירות, תמיכה, מכירות
    SMS	OTP, התראות, התרעות קצרות

     

    כל הערוצים מתועדים תחת אותו פרופיל לקוח.
    
    
     

    מודול האימייל הופך תקשורת אימייל מסורתית ל-חווית CRM מובנית, ניתנת למעקב ומשתפת פעולה.

    על ידי שילוב תבניות, תוויות, אוטומציה וגמישות SMTP, הוא מבטיח תגובות מהירות יותר, ארגון טוב יותר ונראות מלאה בכל תקשורת הלקוחות.