חשבונית זיכוי (פתק זיכוי)

- מטרה
 

חשבונית זיכוי, הידועה גם כ-Credit Note, היא מסמך פיננסי רשמי המשמש להפחתה, ביטול או זיכוי מלא או חלקי של חשבונית שהונפקה בעבר.
 

היא מונפקת כאשר:
 

• לקוח מחזיר סחורה

• שירות בוטל או לא סופק במלואו

• חויב סכום יתר

• נדרש תיקון מחיר או מס

• נדרש זיכוי או התאמת חשבון

חשבונית זיכוי אינה דורשת תשלום — במקום זאת, היא מחזירה ערך ללקוח או מתאימה את יתרת חשבונו.



 

- מתי להשתמש בחשבונית זיכוי
 

השתמש בחשבונית זיכוי כאשר:
 

• מוצרים מוחזרים או מוחלפים

• שירותים מבוטלים חלקית או במלואם

• יש לתקן סכומי חשבונית

• סכומי המס חושבו שגוי

• יש לתעד זיכוי לקוח באופן רשמי
  
  
   

  - אופן השימוש – שלב אחר שלב (תהליך משתמש)
   

  1️⃣ פתח מודול חשבוניות זיכוי
   

• נווט אל מסמכים → חשבוניות זיכוי

• לחץ על הוסף חשבונית זיכוי
  
   

  2️⃣ בחר חשבונית מקורית
   

• בחר את החשבונית המתוקנת או המזוכית

• המערכת טוענת:
   

  • פריטים מקוריים

  • מחירים

  • פרטי מס

  • פרטי לקוח
    
    
     

    3️⃣ הגדר סכום זיכוי
     

  • בחר פריטים לזיכוי או

  • הזן סכום זיכוי מותאם אישית

  • הזיכוי יכול להיות:

    • חלקי

    • מלא

  • התאמות מס והנחות מיושמות אוטומטית
    
    
     

    4️⃣ סקור ושמור חשבונית זיכוי
     

  • המערכת מפיקה מספר חשבונית זיכוי

  • סכום המסמך נשמר כערך שלילי

  • חשבונית הזיכוי מקושרת לחשבונית המקורית
    
    
     

    5️⃣ יצירת PDF
     

  • קובץ PDF רשמי של חשבונית הזיכוי נוצר

  • מסומן בבירור כחשבונית זיכוי / Credit Note
     

  • כולל:

    • אסמכתא לחשבונית מקורית

    • פריטים או סכום מזוכה

    • פרטי היפוך מס
      
      
      
       

    • 6️⃣ שלח ללקוח
       

    • שלח חשבונית זיכוי באמצעות:

      • דוא"ל

      • וואטסאפ (אם מופעל)

    • הלקוח מקבל אישור על הזיכוי
      
      
       

      התאמת יתרה
       

    • סכום הזיכוי הוא:
       

      • מיושם על יתרת חשבון הלקוח או

      • מקזז כנגד חשבוניות שלא שולמו או

      • מתועד לצורך ביצוע זיכוי
        
        
         

        טיפול בזיכוי
         

      • אם נדרש זיכוי כספי:

        • זיכוי דרך ספק התשלומים מטופל בנפרד

        • חשבונית זיכוי משמשת כהוכחה פיננסית
           

      • המערכת עוקבת אחר:

        • סכום הזיכוי

        • חשבונית קשורה

        • היסטוריית התאמות
          
          
           

          -  קשר עם מסמכים אחרים
           

          חשבוניות זיכוי מקושרות ישירות ל:
           

        • חשבונית מס מקורית

        • קבלות (אם בוצע זיכוי)

        • זה יוצר מסלול ביקורת מלא.
          
          
           

          -  תמיכה ב-API – אוטומציה ואינטגרציה
           

          חשבוניות זיכוי נתמכות באופן מלא באמצעות API.
           

          יכולות API
           

        • צור חשבונית זיכוי באמצעות API

        • קשר חשבונית זיכוי לחשבונית מקורית

        • החל זיכוי חלקי או מלא

        • אחזר פרטי חשבונית זיכוי

        • אחזר כתובת URL של PDF

        • עדכן יתרת לקוח אוטומטית
          
          
          
           

          הגדרות המשפיעות על חשבוניות זיכוי
           

          הגדרות חשבוניות וחברה
           

        • פורמט מספור חשבוניות זיכוי

        • מיתוג ולוגו החברה

        • שפת המסמך

        • טיפול במטבעות
          
          
           

          הגדרות מס
           

        • חישוב מס הפוך

        • התאמות מס ברמת פריט

        • כללי עיגול
          
          
           

          כללי אישור
           

        • חשבונית זיכוי עשויה לדרוש אישור

        • ניתן לתעד סיבת דחייה

        • יומן ביקורת נשמר
          
          
           

          -  תאימות ובטיחות ביקורת
           

          חשבוניות זיכוי מסייעות להבטיח:
           

        • תיקונים פיננסיים חוקיים

        • עמידה בתקנות מס

        • הנהלת חשבונות מדויקת

        • תקשורת ברורה עם הלקוח

        • רשומות זיכוי ניתנות למעקב
          
          
           

          ✅ יתרונות השימוש בחשבוניות זיכוי
           

          ✔ מתקן טעויות חיוב
          ✔ תומך בזיכויים והתאמות
          ✔ שומר על עמידה בדרישות חוקיות
          ✔ משפר את אמון הלקוחות
          ✔ מסלול ביקורת ברור
          ✔ אוטומציה מוכנה ל-API
          ✔ מונע אי-התאמות פיננסיות
          
          
           

          -  סיכום
           

          חשבונית זיכוי (Credit Note) היא כלי תיקון פיננסי קריטי בתוך מודול המסמכים.
           

          היא מבטיחה:
           

        • רשומות פיננסיות מדויקות

        • היפוך מס נכון

        • על ידי שימוש בחשבוניות זיכוי, עסקים יכולים לנהל בביטחון החזרות, ביטולים ותיקונים מבלי להפר את כללי הנהלת החשבונות או עמידה בתקנות המס.

        • תקשורת שקופה עם הלקוח

        • טיפול בזיכויים בטוח וניתן לביקורת

      • חשבוניות החזרה (אם רלוונטי)