חשבונית פרופורמה

- מטרה
 

חשבון פרופורמה הוא מסמך מקדמי, לא משפטי המשמש להצגת הצעת מחיר או אומדן עלויות ללקוח לפני הנפקת חשבונית (מס) אמיתית.
 

הוא מפרט בבירור:
 

• מוצרים או שירותים

• כמויות

• מחירים

• מסים (לעיון)

• הנחות

• סכום משוער כולל
   

עם זאת, הוא אינו דורש תשלום ואינו יוצר התחייבות משפטית או חשבונאית.

חשבונות פרופורמה נפוצים בשימוש בדיוני מכירה, אישורים, סחר בינלאומי ואישורי הזמנה מוקדמת.


 

- מתי להשתמש בחשבון פרופורמה
 

השתמש בחשבון פרופורמה כאשר:
 

• לקוח זקוק להצעת מחיר לפני אישור

• יש לבדוק מחירים באופן פנימי

• העבודה צריכה להתחיל רק לאחר אישור הלקוח

• לקוח דורש מסמך עבור תקצוב או אישור פנימי

• ברצונך לקבע מחירים לפני הנפקת חשבונית רשמית

• ברצונך להמיר בקלות לחשבונית אמיתית בהמשך
  
  
   

  -  איך להשתמש – שלב אחר שלב (תהליך משתמש)
   

  1️⃣ יצירת חשבון פרופורמה
   

• נווט אל מסמכים → חשבון פרופורמה

• לחץ הוסף חשבון פרופורמה

• בחר או צור לקוח

• בחר הגדרות חברה/חשבונית

• בחר שפת מסמך ומטבע
  
  
   

  2️⃣ הוספת מוצרים או שירותים
   

• הוסף פריט שורה אחד או יותר

• הגדר:

  • שם מוצר או שירות

  • כמות

  • מחיר יחידה

  • הנחה (אחוזית או קבועה)

  • שיעור מס (לתצוגה בלבד)
     

•  מס מוצג לשקיפות אך אינו מיושם באופן חוקי.
  
   

  3️⃣ סקירת תמחור וסכומים כוללים
   

• המערכת מחשבת:
   

  • סכום ביניים

  • מס משוער

  • הנחה

  • סכום סופי משוער

• כל הסכומים הם למטרות מידע בלבד
  
   

  4️⃣ שמירת חשבון פרופורמה
   

• מספר חשבון פרופורמה נוצר

• המסמך נשמר בסטטוס לא מחייב

• אין השפעה חשבונאית או תשלומית
  
  
   

  5️⃣ יצירת PDF
   

• קובץ PDF מקצועי נוצר אוטומטית

• מסומן בבירור כ-“חשבון פרופורמה”

• כולל:

  • פרטי חברה

  • פרטי לקוח

  • תמחור מפורט לפי פריטים

  • הערות ותנאים
    
     

    6️⃣ שיתוף עם לקוח
     

  • שלח באמצעות:
     

    • דוא"ל

    • ווטסאפ (אם מופעל)

  • הלקוח בודק ומחליט אם להמשיך
    
     

    - התנהגות תשלומים (חשוב)
     

    - תשלומים אינם מותרים בחשבונות פרופורמה

  • אין שיטות תשלום זמינות

  • לא ניתן להפיק קבלות

  • חשבונות פרופורמה הם למטרות מידע בלבד.
    
    
     

    -  המרה לחשבונית אמיתית
     

    ברגע שהלקוח מאשר:
     

    תהליך ההמרה
     

  • פתח חשבון פרופורמה

  • לחץ המר לחשבונית

  •  זה מונע הזנה חוזרת של נתונים ומונע שגיאות.
    
    
     

    - תמיכת API – אוטומציה ואינטגרציה
     

    חשבונות פרופורמה נתמכים באופן מלא באמצעות API.
     

    יכולות API
     

  • צור חשבון פרופורמה באמצעות API

  • אחזר רשימת חשבונות פרופורמה

  • אחזר קובץ PDF של חשבון פרופורמה

  • המר פרופורמה לחשבונית מס

  • קשר פרופורמה להזמנות או פרויקטים
    
    
     

    ⚙️ הגדרות המשפיעות על חשבונות פרופורמה
     

    הגדרות חשבונית וחברה
     

  • פרטי חברה ולוגו

  • פורמט מספור מסמכים

  • מטבע ושפה

  • עיצוב תבנית
    
    
     

    הגדרות מס
     

  • הצג מס או הסתר מס

  • כלול/החרג מס לתצוגה מקדימה

  • כללי עיגול
    
    
     

    הגדרות תבנית
     

  • תבנית ספציפית לפרופורמה

  • כותרת עליונה/תחתונה מותאמת אישית

  • תנאים והגבלות

  • צבעי מיתוג וגופנים
    
    
     

    - קשר עם מסמכים אחרים
     

    חשבונות פרופורמה יכולים להיות מקושרים ל:
     

  • חשבוניות מס (לאחר המרה)

  • הצעות הזמנה

  • הם אינם מקושרים ל:

  • קבלות

  • תשלומים

  • הודעות זיכוי
    
    
     

    ✅ יתרונות השימוש בחשבונות פרופורמה
     

    ✔ הצעות מחיר מקצועיות
    ✔ ללא התחייבות משפטית או מסית
    ✔ אישור לקוח קל
    ✔ מונע טעויות חיוב
    ✔ המרה מהירה לחשבונית
    ✔ אוטומציה מונעת-API
    ✔ הפרדה ברורה מהנהלת חשבונות
    
    
     

    - סיכום
     

    חשבון פרופורמה הוא מסמך טרום-חיוב חיוני המאפשר לעסקים להציג תמחור בבירור, לקבל אישור ולהתכונן לחיוב — מבלי להשפיע על תשלומים, מיסים או הנהלת חשבונות.
     

    הוא מספק:
     

  • שקיפות ללקוחות

  • שליטה לעסקים

  • מהירות ודיוק בעת המרה לחשבוניות אמיתיות

  • פרויקטים

  • לקוחות

• המערכת מעתיקה:

  • נתוני לקוח

  • פריטים

  • מחירים

  • הנחות

  • הגדרות מס

• חשבונית מס חדשה נוצרת

• מספר חשבונית מוקצה

• מעקב תשלומים מתחיל