חשבונית משלוח

-  מטרה
 

חשבונית משלוח (הנקראת גם תעודת משלוח / מסמך משלוח) היא מסמך לוגיסטי ותפעולי המשמש לאישור כי סחורות או שירותים נמסרו ללקוח.
 

היא מתמקדת במה נמסר, מתי, ולמי — לא בתשלום.
 

חשבונית משלוח אינה מסמך חיוב ואינה דורשת תשלום.
תפקידה העיקרי הוא הוכחת מסירה תפעולית ומעקב מלאי.


 

- מתי להשתמש בחשבונית משלוח
 

השתמש בחשבונית משלוח כאשר:
 

• סחורות נשלחות לפני חיוב

• יש לאשר מסירה לפני תשלום

• מתבצעות מסירות חלקיות

• נדרש מעקב מחסן או לוגיסטיקה

• הלקוח חייב לחתום או לאשר קבלה

• חשבוניות נוצרות רק לאחר אישור מסירה

• ברצונך להפריד בין תהליך המסירה לבין תהליך החיוב
   

תעשיות נפוצות:
 

• ייצור

• סיטונאות והפצה

• לוגיסטיקה קמעונאית

• מסחר אלקטרוני

• אישור מסירת שירות
  
  
   

  - כיצד להשתמש – שלב אחר שלב (תהליך משתמש)
   

  1️⃣ צור חשבונית משלוח
   

• נווט ל-מסמכים → חשבונית משלוח

• לחץ על הוסף חשבונית משלוח

• בחר לקוח קיים או צור חדש

• בחר הגדרות חברה/חשבונית

• בחר שפת מסמך ומטבע (לתצוגה)
  
  
   

  2️⃣ הוסף פריטים שנמסרו
   

  הוסף את כל הפריטים שנמסרו פיזית:
   

• שם מוצר או שירות

• כמות שנמסרה

•  מחירים ומע"מ הם אופציונליים ואינפורמטיביים בלבד.
  
   

  3️⃣ פרטי משלוח
   

  הגדר מידע ספציפי למשלוח:
   

• תאריך מסירה

• כתובת למשלוח

• שיטת מסירה (שליח, איסוף עצמי, משלוח)

• מספר מעקב (אופציונלי)

• מחסן או מיקום מלאי

• איש צוות אחראי
  
  
   

  4️⃣ שמור חשבונית משלוח
   

• מספר מסמך נוצר

• תיעוד המסירה נשמר

• לא נוצרת רשומת חשבונאות

• סטטוס תשלום אינו מושפע
  
  
   

  5️⃣ יצירת PDF
   

  קובץ PDF של חשבונית משלוח מקצועי נוצר אוטומטית.
   

  קובץ ה-PDF כולל:
   

• פרטי חברה ולקוח

• תאריך מסירה

• רשימת מסירה מפורטת

• כמויות שנמסרו

• הערות ואזור אישור מסירה

• אזור חתימה (אם מוגדר)
  
  
   

  6️⃣ שתף עם הלקוח
   

  חשבונית משלוח ניתנת לשליחה באמצעות:
   

• דוא"ל

• וואטסאפ

• הלקוח משתמש בה כדי:

• לאמת מסירה

• לחתום על אישור

• לדווח על פריטים חסרים או פגומים
  
  
   

  - התנהגות תשלום (חשוב)
   

  חשבוניות משלוח אינן מטפלות בתשלומים.
   

• ❌ אין שיטות תשלום

• ❌ אין קבלות

• ❌ אין דיווח מס

• ❌ אין השפעה על יתרה

• הן מסמכים תפעוליים בלבד.
  
  
   

  קשר עם מסמכים אחרים
   

  חשבוניות משלוח משמשות לעיתים קרובות לפני או לצד חיוב.
   

  תהליכי עבודה נפוצים
   

  - משלוח → חשבונית מס
   

• צור חשבונית משלוח

• אשר מסירה

• המר או הפנה למשלוח בחשבונית מס

• הלקוח מחויב רק עבור פריטים שנמסרו
  
  
   

  - הזמנה → משלוח → חשבונית
   

• הצעת הזמנה נוצרה

• חשבונית משלוח הונפקה

• חשבונית מס נוצרה לאחר מסירה

• תשלום נגבה
  
  
   

  - מסירה חלקית
   

• מספר חשבוניות משלוח עבור הזמנה אחת

• חשבונית מס סופית אחת המפנה לכל המשלוחים
   

• - המרה וקישור
   

  חשבוניות משלוח יכולות להיות:

• מקוושרות להזמנות
   

• זה מבטיח:
  ✔ חיוב מדויק
  ✔ אין חיוב יתר
  ✔ תיעוד ביקורת מסירה ברור
  
   

  - תמיכת API
   

  חשבוניות משלוח נתמכות באופן מלא באמצעות API.
   

  יכולות API
   

• צור חשבונית משלוח

• אחזר חשבוניות משלוח

• אחזר PDF של חשבונית משלוח

• קשר חשבונית משלוח להזמנות

• המר חשבונית משלוח לחשבונית מס

• עקוב אחר כמויות שנמסרו
  
  
   

  ⚙️ הגדרות המשפיעות על חשבוניות משלוח
   

  הגדרות חברה וחשבונית
   

• לוגו וכתובת חברה

• מספור מסמכים

• שפת ברירת מחדל

• תבנית ברירת מחדל
  
  
  
  - הגדרות תבנית
   

• תבנית ספציפית למשלוח

• הצג/הסתר מחירים

• הצג/הסתר מע"מ

• סעיף חתימה

• הערות ותנאים
  
  
   

  הגדרות מלאי
   

• מעקב כמות

• תמיכה במסירה חלקית

• ניכוי מלאי (אם מופעל)
  
  
   

  ✅ יתרונות חשבוניות משלוח
   

  ✔ מאשר סחורות שנמסרו
  ✔ מונע מחלוקות חיוב
  ✔ תומך במסירות חלקיות
  ✔ משפר דיוק לוגיסטי
  ✔ הפרדה ברורה בין מסירה לחיוב
  ✔ משתלב עם הזמנות וחשבוניות
  ✔ מוכן ל-API לאוטומציה
  
  
  
   

  - סיכום
   

  חשבונית משלוח היא מסמך תפעולי קריטי המשמש לאישור מסירת סחורות או שירותים לפני חיוב.

  היא מבטיחה:
   

• שקיפות

• חשבונאות מדויקת

• בקרת מלאי

• רשומות מסירה מקצועיות
  
  
  על ידי הפרדת אישור מסירה מגביית תשלום, עסקים משיגים שליטה טובה יותר, פחות מחלוקות, וחשבונאות נקייה יותר.