קליטה / חשבונית

- מטרה
 

GR/IR מייצג את קבלת טובין / קבלת חשבונית.
 

זהו מסמך בקרה חשבונאית ומלאי פנימי המשמש למעקב אחר ההבדל בין:
 

• טובין שהתקבלו (אספקה פיזית)

• חשבונית ספק שהתקבלה (מסמך פיננסי)
   

GR/IR משמש בעיקר בתהליכי רכש והצטיידות כדי לוודא ש:
 

• הטובין התקבלו כראוי

• חשבוניות הספק תואמות את הכמויות שנמסרו

• רישומי הנהלת חשבונות מדויקים וברי ביקורת
   

GR/IR אינו מסמך מול לקוח.


 

- מתי להשתמש ב-GR/IR
 

השתמש ב-GR/IR כאשר:
 

• אתה מקבל טובין מספק

• טובין מגיעים לפני חשבונית הספק

• חשבונית ספק מגיעה לפני הטובין

• משלוחים חלקיים נפוצים

• דיוק המלאי קריטי

• יש ליישב רכש והנהלת חשבונות
   

תעשיות נפוצות:
 

• ייצור

• אחסנה

• סיטונאות והפצה

• רשתות קמעונאיות

• עסקים מבוססי ERP
  
  
   

  - איך GR/IR עובד – סקירה רעיונית
   

  GR/IR משמש כחשבון / מסמך החזקה זמני עד אשר:
   

• הטובין מתקבלים במלואם

• חשבונית הספק מתקבלת במלואה

• רק לאחר ששני הצדדים תואמים, העסקה נסגרת במלואה.
  
  
   

  איך להשתמש – צעד אחר צעד (זרימת משתמש)
   

  1️⃣ יצירת מסמך GR/IR
   

  נווט אל מסמכים → GR/IR

  לחץ על הוסף GR/IR
   

  בחר:

• ספק

• הזמנת רכש קשורה (מומלץ)

• הגדרות חברה / חשבונאות
  
   

  2️⃣ רישום קבלת טובין (GR)
   

  הזן פרטי משלוח:
   

• פריטים שהתקבלו

• כמות שהתקבלה

•  שלב זה מאשר קבלת טובין פיזית.
  
  
   

  3️⃣ רישום קבלת חשבונית (IR)
   

  אם חשבונית ספק התקבלה:
   

• הזן אסמכתא חשבונית

• תאריך חשבונית

• שלב זה מאשר התחייבות פיננסית.
  
  
   

  4️⃣ שמירת GR/IR
   

  המערכת שומרת:
   

• נתוני קבלת טובין

• נתוני קבלת חשבונית

• יתרת לקוח אינה מושפעת.
  
  
   

  5️⃣ התאמה ואימות
   

  המערכת משווה:
   

• כמות שהוזמנה

• כמות שנמסרה

• כמות שחויבה

• סכום שחויב
  
  
   

  -  יצירת PDF
   

  ניתן ליצור PDF של GR/IR עבור רישומים פנימיים.
   

  ה-PDF כולל:
   

• פרטי ספק

• אסמכתא להזמנת רכש

• רשימת טובין שהתקבלו

• אסמכתא לחשבונית

• כמויות והערות

• סטטוס התאמה
  
  
   

  משמש עבור:
   

• ביקורות

• אישור פנימי

• התאמה חשבונאית
  
  
   

  -  התנהגות תשלום (חשוב)
   

  מסמכי GR/IR אינם מטפלים בתשלומים.
   

  ❌ אין גביית תשלומים
  ❌ אין קבלות
  ❌ אין יתרת לקוח
  ❌ אין חיוב לקוח
  
  
   

  תשלומים מטופלים בנפרד באמצעות:
   

• תשלומי ספקים

• מודול הנהלת חשבונות / חשבונות ספקים
  
  
   

  - קשר עם מסמכים אחרים
   

  - הזמנת רכש → GR/IR
  
  
  הזמנת רכש
       ↓
  GR/IR
  
  
  
   

• הזמנת רכש מגדירה מה אמור להתקבל

• GR/IR מאשר מה התקבל ומה חויב
  
  
   

  - GR/IR → חשבונית ספק
   

• חשבונית ספק מותאמת ל-GR/IR

• הבדלים מסומנים

• אישור מתבצע רק לאחר התאמה
  
  
   

  - משלוחים חלקיים וחשבוניות חלקיות
   

  GR/IR תומך באופן מלא ב:
   

• קבלת טובין חלקית

• חשבוניות ספק חלקיות
   

• המערכת עוקבת אחר:
   

• כמויות שנותרו

• שווי חשבונית שנותר

• יתרת GR/IR פתוחה
  
   

  -  תמיכת API
   

  GR/IR נתמך באמצעות API לאוטומציה ברמת ERP.
   

  יכולות API
   

• יצירת GR/IR

• רישום קבלת טובין
   

• מקרי שימוש ב-API
   

• מערכות ניהול מחסנים

• אינטגרציות ERP

• אוטומציית רכש

• כלי התאמה חשבונאית
  
  
   

  ⚙️ הגדרות המשפיעות על GR/IR
   

  הגדרות מלאי
   

• עדכון מלאי בקבלת טובין

• הקצאת מחסן

• מעקב אחר אצווה ומספר סידורי

• חשבון סליקה GR/IR

• תזמון זיהוי הוצאות

• כללי אישור חשבונית
   

• הגדרות תבנית
   

• פריסת מסמך פנימית

• הצגה/הסתרה של ערכי חשבונית

• שדות חתימת אישור
  
  
   

  ✅ יתרונות GR/IR
   

  ✔ מונע תשלום יתר לספקים
  ✔ מוודא התאמה בין טובין לחשבוניות
  ✔ משפר את דיוק המלאי
  ✔ מחזק עמידה בביקורת
  ✔ תומך במשלוחים חלקיים
  ✔ מוכן ל-ERP ומבוסס API
  
  
   

  - סיכום
   

  GR/IR הוא מסמך בקרה פנימי המבטיח ש:
   

• טובין שהתקבלו = טובין שחויבו

• המלאי תואם למציאות

• הוא ממלא תפקיד מפתח ברכש, מלאי וחשבונאות, במיוחד בשרשראות אספקה מורכבות.
  
   

• תשלומי ספקים מדויקים

• נמנעים אי-התאמות חשבונאיות
   

• הגדרות חשבונאות
   

• רישום קבלת חשבונית

• אחזור סטטוס GR/IR

• התאמת הזמנת רכש, משלוח וחשבונית

• יצירת PDF של GR/IR

• משלוחים מרובים לכל הזמנת רכש

• חשבוניות מרובות לכל הזמנת רכש