הזמנת עיתון

- מטרה
 

הזמנת עיתון היא מסמך הזמנה מסחרי המשמש לניהול ומעקב אחר הזמנה, פרסום וחיוב של מודעות או הודעות המוצבות בעיתונים (מודפסים או דיגיטליים).
 

הוא מתעד מה יפורסם, היכן, מתי, כמה פעמים, ובאיזו עלות, לפני הוצאת החשבונית הסופית.

הזמנת עיתון היא בעיקרו מסמך מכירה ותזמון, ולא אישור תשלום.


 

- מתי להשתמש בהזמנת עיתון
 

השתמשו בהזמנת עיתון כאשר:
 

• מזמינים מודעות בעיתונים

• מפרסמים הודעות ציבוריות, מכרזים או מודעות משפטיות

• מתזמנים מודעות מסווגות

• מנהלים פרסומים חוזרים בעיתונים

• מטפלים במודעות מרובות תאריכים או מרובות מהדורות

• אתם זקוקים לאישור לפני החיוב

• החיוב מתבצע לאחר הפרסום או לפי לוח זמנים
  
   

  תעשיות נפוצות:
   

• משרדי פרסום

• חברות רכש מדיה

• משרדי עורכי דין (מודעות ציבוריות)

• משרדי ממשלה

• מחלקות שיווק

• מוציאים לאור ועיתונים
  
  
   

  - כיצד להשתמש – שלב אחר שלב (תהליך משתמש)
   

  1️⃣ יצירת הזמנת עיתון
   

  נווטו אל מסמכים → הזמנות → הזמנת עיתון

  לחצו על הוסף הזמנת עיתון

  בחרו או צרו:

• לקוח / מפרסם

• חברה / גורם מחייב

• שפת המסמך ומטבע
  
  
   

  2️⃣ הזינו פרטי מודעה
   

  ספקו מפרט מודעה מלא:
   

• שם העיתון

• מהדורה (עיר / אזור)

• סוג פרסום:

  • מודפס

  • דיגיטלי

  • שניהם

• קטגוריית מודעה:

  • מסווגת

  • תצוגה

  • הודעה משפטית

• גודל מודעה (ס"מ, אינץ' טור, גודל באנר)

• סוג צבע (שחור-לבן / צבעוני)
  
  
   

  3️⃣ פרטי תזמון
   

  הגדירו מתי ובאיזו תדירות המודעה תרוץ:
   

• תאריך תחילת פרסום

• תאריך סיום פרסום

• תאריכי פרסום ספציפיים (אופציונלי)

• מספר פרסומים

• תדירות (יומי, שבועי, מותאם אישית)
  
  
   

  4️⃣ תמחור ותנאים מסחריים
   

  הזינו פרטים מסחריים:
   

• מחיר לפרסום

• סה"כ פרסומים

•  התמחור הוא הערכה עד לאישור פרסום סופי.
  
  
   

  5️⃣ פרטים נוספים
   

  אופציונלי אך מומלץ:
   

• תוכן מודעה או קובץ ייחוס

• סטטוס אישור

• הערות פנימיות

• נציג מכירות

• הפניה לקמפיין או פרויקט
  
  
   

  6️⃣ שמירת הזמנת עיתון
   

  המערכת באופן אוטומטי:
   

• מייצרת מספר הזמנה

• שומרת לוח זמנים ותמחור

• מסמנת את ההזמנה כפתוחה / ממתינה

• אינה משפיעה על יתרת הלקוח
  
  
   

  - יצירת PDF
   

  ניתן ליצור קובץ PDF של הזמנת עיתון.
   

  קובץ ה-PDF כולל:
   

• פרטי לקוח

• עיתון ומהדורה

• מפרט מודעה

• לוח זמנים לפרסום

• סיכום תמחור

• תנאים והגבלות

• סעיף אישור/חתימה
  
   

  משמש עבור:
   

• אישור לקוח

• אישור פנימי

• תיאום עם מוציא לאור
  
  
   

  - התנהגות תשלום (חשוב)
   

  הזמנות עיתון אינן מטפלות בתשלומים באופן ישיר.
   

  ❌ אין גביית תשלום
  ❌ אין קבלות
  ❌ אין השפעה על יתרה
  ❌ אין זיהוי הכנסות
   

  תשלומים מטופלים בהמשך באמצעות:
   

• חשבונית מס

  • קבלה / חשבונית מס קבלה
    
    
     

    - קשר למסמכים אחרים
    
     

    - הזמנת עיתון → חשבונית מס
    
    
    
    הזמנת עיתון
          ↓
    פרסום הושלם
          ↓
    חשבונית מס
          ↓
    קבלה
    
    
     

  • ההזמנה מגדירה מה אמור להתפרסם

  • החשבונית מחייבת על מה שפורסם בפועל

  • הקבלה מאשרת תשלום
    
    
     

    - הזמנות חלקיות ומתמשכות
     

    הזמנות עיתון תומכות ב:
     

  • חיוב חלקי

  • מספר חשבוניות לכל הזמנה
     

  • דוגמה:
     

  • הזמנה אחת

  • מספר תאריכי פרסום

  • חשבונית חודשית נוצרת עבור מודעות שהושלמו
    
     

    - הסבה וקישור
     

    הזמנות עיתון ניתנות ל:
     

  • קישור לחשבוניות מס

  • קישור לפרויקטים או קמפיינים

  • זה מבטיח:
    
    ✔ חיוב מדויק
    ✔ מעקב שקוף אחר מודעות
    ✔ אין פרסומים שהוחמצו
    
    
     

    - תמיכת API
     

    הזמנות עיתון נתמכות באופן מלא באמצעות API.
     

    יכולות API
     

  • יצירת הזמנת עיתון

  • שליפת הזמנות

  • עדכון לוח זמנים או תמחור

  • קישור הזמנה לחשבונית

  • יצירת PDF של הזמנה

  • מעקב אחר סטטוס פרסום
    
     

    תרחישי שימוש ב-API
     

  • פלטפורמות הזמנת מדיה

  • מערכות CRM לפרסום

  • אינטגרציות עם מוציאים לאור

  • ניהול קמפיינים אוטומטי
    
    
     

    ⚙️ הגדרות המשפיעות על הזמנות עיתון
     

    הגדרות הזמנה
     

  • תבנית הזמנה ברירת מחדל

  • זרימת עבודה של אישור

  • שלבי סטטוס (טיוטה, מאושר, פורסם, סגור)
    
    
     

    הגדרות תמחור ומס
     

  • תחולת מס

  • כללי הנחה
     

  • הגדרות תבנית
     

  • פריסה ספציפית לעיתון

  • הצג/הסתר תמחור

  • שדות אישור וחתימה
    
    
     

    ✅ יתרונות הזמנות עיתון
     

    ✔ תיעוד ברור של הזמנות מודעות
    ✔ תזמון מדויק
    ✔ מונע מחלוקות חיוב
    ✔ תומך במודעות חוזרות
    ✔ משתלב עם חשבוניות
    ✔ אידיאלי עבור תהליכי עבודה של מדיה ופרסום
    ✔ מוכן ל-API לאוטומציה
    
    
     

    - סיכום
     

    הזמנת עיתון הוא מסמך מכירה ותזמון קריטי לניהול פרסומים בעיתונים.
     

    הוא מבטיח:
     

  • מודעות מוזמנות כראוי

  • פרטי הפרסום מתועדים

  • על ידי הפרדת הזמנה, פרסום, וחיוב, ארגונים משיגים שליטה טובה יותר, שקיפות ודיוק פיננסי.

  • החיוב מתבצע רק לאחר אישור

  • קמפיינים מנוטרים במדויק