פירוט הזמנה

- מטרה
 

הזמנה מפורטת היא מסמך הזמנה מקיף המשמש ללכידת פרטים מלאים, ברמת פריט, מסחריים, תפעוליים וחוזיים של הזמנת לקוח לפני הפקת חשבונית.
 

בניגוד להזמנה או הצעה פשוטה, הזמנה מפורטת משמשת כמקור אמת יחיד המגדיר בדיוק מה סוכם, כיצד זה יסופק, כיצד זה יחויב ובאילו תנאים.

 

היא נפוצה בשימוש כאשר הזמנות הן:
 

• מורכבות

• מרובות פריטים

• ארוכות טווח

• מבוססות שירות

• מבוססות פרויקט

• דורשות אישורים או חיוב מדורג

הזמנה מפורטת אינה מסמך תשלום ואינה מבקשת תשלום.

 

- מתי להשתמש בהזמנה מפורטת
 

השתמשו בהזמנה מפורטת כאשר:
 

• ההזמנות כוללות פריטים או שירותים רבים

• כללי התמחור מורכבים

• האספקה מתבצעת בשלבים

• החיוב מתבצע מאוחר יותר או בחלקים

• נדרשת בהירות משפטית או חוזית

• צוותים מרובים מעורבים (מכירות, תפעול, כספים)

• אתם זקוקים לנתיב ביקורת חזק לפני הפקת חשבונית
   

תעשיות נפוצות:
 

• מכירות ארגוניות

• שירותי IT ותוכנה

• בנייה והנדסה

• ייצור

• מדיה ופרסום

• עסקים מבוססי מנויים וחוזים

• פרויקטים ממשלתיים ומוסדיים
  
  
   

  - כיצד להשתמש – צעד אחר צעד (זרימת משתמש)
   

  1️⃣ יצירת הזמנה מפורטת
   

  נווטו אל מסמכים → הזמנות → הזמנה מפורטת

  לחצו על הוסף הזמנה מפורטת

  בחרו או צרו:

• לקוח

• הגדרות חברה / חשבונית

• שפת המסמך

• מטבע
  
  
   

  2️⃣ הגדרת היקף וסקירת ההזמנה
   

  ספקו מידע ברמה גבוהה על ההזמנה:

• כותרת / אסמכתא הזמנה

• תאריך הזמנה

• שם פרויקט / קמפיין

• בעל מכירות או מחלקה

• תאריכי התחלה וסיום צפויים

• תקופת תוקף ההזמנה
  
  
   

  3️⃣ הוספת פריטים / שירותים מפורטים
   

  כל פריט יכול לכלול פרטים ברמה עמוקה, כגון:

• שם פריט או שירות

• תיאור (טקסט ארוך)

• כמות

• יחידת מידה

• מחיר יחידה

• הנחה (קבועה או באחוזים)

• מס (אופציונלי)

• שיטת אספקה לכל פריט

• משך שירות (אם רלוונטי)
  
   

  - פריטים יכולים לייצג:
   

• מוצרים

• שירותים

• אבני דרך

• שלבים

• תוצרים
  
  
   

  4️⃣ הגדרת מבנה מסחרי ותמחור
   

  הזמנות מפורטות תומכות בלוגיקת תמחור מתקדמת:
   

• תמחור לפי פריט

• פריטים מקובצים

• תמחור חבילה

• פריטים חד פעמיים + חוזרים

• פריטים אופציונליים

• תמחור מותנה
  
   

  סכומים כוללים עשויים לכלול:
   

• סיכום ביניים

• הנחות

• ⚠️ החיוב הסופי עשוי להשתנות בהתאם לאספקה או שימוש.
  
  
   

  5️⃣ פרטי אספקה וביצוע
   

  ציינו כיצד ההזמנה תתמלא:
   

• סוג אספקה (פיזית / דיגיטלית / שירות)

• מיקום אספקה

• ציר זמן אספקה

• תמיכה באספקה חלקית

• צוות או ספק אחראי

• תלויות בין פריטים
  
   

  6️⃣ תנאים, הגבלות והערות
   

  הוסיפו מידע חוזי:
   

• תנאי תשלום (שוטף + 30, אבני דרך וכו')

• פרטי SLA

• כללי ביטול

• תנאי אחריות או תמיכה

• הערות פנימיות

• הערות גלויות ללקוח
  
  
   

  7️⃣ שמירת הזמנה מפורטת
   

  המערכת מבצעת באופן אוטומטי:
   

• מפיקה מספר הזמנה מפורטת

• שומרת את כל הנתונים ברמת פריט

• מסמנת את סטטוס ההזמנה (טיוטה / פתוחה / מאושרת)

• אינה משפיעה על יתרות חשבונאיות
  
   

  - יצירת PDF
   

  ניתן להפיק ולשתף קובץ PDF של הזמנה מפורטת.

  קובץ ה-PDF כולל:
   

• פירוט פריטים מלא

• תיאורים מפורטים

• מבנה תמחור

• תנאים והגבלות

• ציר זמן

• חלק חתימה / אישור
  
   

   

•  - התנהגות תשלומים (חשוב)
   

  הזמנות מפורטות אינן מטפלות בתשלומים.
   

  ❌ אין שיטות תשלום
  ❌ אין קבלות
  ❌ אין דיווח מס
  ❌ אין השפעה על יתרה

  תשלומים מתרחשים רק לאחר המרה לחשבונית.
  
   

  - קשר עם מסמכים אחרים
   

  - הזמנה מפורטת → חשבונית
  
  
  הזמנה מפורטת
        ↓
  אישור / ביצוע
        ↓
  חשבונית מס
        ↓
  קבלה
  
  
   

• הזמנה מפורטת מגדירה היקף

• חשבונית מחייבת פריטים שסופקו בפועל או אושרו

• קבלה מאשרת תשלום
  
  
   

  - הזמנה מפורטת → חשבונית משלוח → חשבונית
  
   

  
  הזמנה מפורטת
        ↓
  חשבונית/ות משלוח
        ↓
  חשבונית מס
  
  
  
  

  
  בשימוש כאשר:
   

• יש לעקוב אחר אספקה

• מתרחשות אספקות חלקיות

• החיוב בא בעקבות המימוש
  
  
   

  - חיוב חלקי ואבני דרך
   

  הזמנות מפורטות תומכות ב:

• חשבוניות מרובות

• חיוב מבוסס אבני דרך

• חיוב חוזר

• חשבונית התאמה סופית
  
  
   

  - המרה וקישור
   

  ניתן:
   

• להמיר לחשבוניות מס

• לקשר לחשבוניות משלוח

• לקשר לפרויקטים

• לקשר לקבלות (בעקיפין)

• להתייחס אליהן בדוחות
  
  
   

  תמיכת API
   

  הזמנות מפורטות נתמכות באופן מלא באמצעות API.
   

  יכולות API
   

• יצירת הזמנה מפורטת

• עדכון פריטים ותמחור

• אחזור פרטי הזמנה

• יצירת PDF

• המרה לחשבונית

• קישור לפרויקטים או לקוחות
  
   

  מקרי שימוש ב-API
   

• מערכות ERP

• אינטגרציות CRM

• כלי ניהול פרויקטים

• תהליכי הזמנה אוטומטיים
  
  
   

  ⚙️ הגדרות המשפיעות על הזמנות מפורטות
   

  הגדרות הזמנה
   

• תבנית הזמנה ברירת מחדל

• זרימת עבודה לאישור

• כללי סטטוס

• שדות הניתנים לעריכה לאחר אישור
  
   

  הגדרות תמחור ומס
   

• לוגיקת הנחות

• תצוגת מס אינפורמטיבית

• טיפול במטבע
  
   

  הגדרות תבנית
   

• תיאורי פריטים מפורטים

• נראות מקטעים

• בלוקי חתימה

• שדות מותאמים אישית
  
  
   

  ✅ יתרונות של הזמנות מפורטות
   

  ✔ לוכדת את מלוא היקף ההזמנה
  ✔ מונעת אי הבנות
  ✔ תומכת בתמחור מורכב
  ✔ אידיאלית לפרויקטים ושירותים
  ✔ הפרדה ברורה בין הזמנה לחיוב
  ✔ תמיכה משפטית וביקורתית חזקה
  ✔ מוכנה ל-API לאוטומציה
  
   

  - סיכום
   

  הזמנה מפורטת היא מסמך ההזמנה החזק ביותר במודול המסמכים.
   

  היא משמשת כ:
   

• תבנית חוזה

• מדריך ביצוע

• באמצעות שימוש בהזמנות מפורטות לפני הפקת חשבונית, עסקים מרוויחים בהירות, שליטה וביטחון על פני מכירות, תפעול וכספים.

• אסמכתא לחיוב