הזמנת רכש

- מטרה
 

הזמנת רכש (PO) היא מסמך רכש רשמי פנימי וחיצוני המשמש חברה לבקש סחורות או שירותים מספק או מוכר.
 

היא משמשת כ:
 

• כוונה משפטית לרכישה

• הסכם מחייב לאחר שהתקבל על ידי הספק

• מסמך בקרה לרכש, למלאי ולחשבונאות
   

הזמנת רכש מגדירה מה ייקנה, ממי, באיזה מחיר, באילו תנאים ומתי צפויה האספקה.

הזמנת רכש אינה מסמך תשלום ואינה מהווה תשלום הוצאה בפני עצמה.


 

- מתי להשתמש בהזמנת רכש
 

השתמש בהזמנת רכש כאשר:
 

• רוכשים סחורות או שירותים מספקים

• שולטים באישור הרכש

• מקבעים מחירים לפני האספקה

• מנהלים כניסת מלאי

• מבטיחים אחריות ספק

• עוקבים אחר הוצאות צפויות

• מתאימים חשבוניות מאוחר יותר (התאמה תלת-כיוונית)
   

תעשיות נפוצות:

• ייצור

• קמעונאות וסיטונאות

• בנייה

• לוגיסטיקה

• אירוח

• IT ושירותים

• מחלקות רכש ארגוניות
  
  
   

  - כיצד להשתמש – שלב אחר שלב (תהליך משתמש)
   

  1️⃣ יצירת הזמנת רכש
   

  נווט אל מסמכים → הזמנות → הזמנות רכש

  לחץ על הוסף הזמנת רכש

  בחר או צור:

• ספק (מוכר)

• חברה / ארגון

• שפת המסמך

• מטבע
  
  
   

  2️⃣ פרטי ספק ורכש
   

  הגדר מידע ספציפי לספק:
   

• שם הספק

• איש קשר

• הוסף הפניות רכש פנימיות:

• מבקש / מחלקה

• מרכז עלות

• אסמכתא פנימית של הזמנת רכש

• גורם מאשר
  
  
   

  3️⃣ הוסף פריטים לרכישה
   

  הוסף כל פריט או שירות בבהירות מלאה:
   

• שם המוצר או השירות

• תיאור מפורט

•  ערכים אלה מייצגים עלויות צפויות, לא תשלומים.
  
  
   

  4️⃣ תמחור וסיכום עלויות
   

  הזמנות רכש מספקות נראות התחייבות עלות:
   

• סכום ביניים

• הנחות

• ⚠️ סכומים אלו אינם רושמים פקודות יומן חשבונאיות עד לקבלת החשבונית.
  
  
   

  5️⃣ תנאי אספקה וביצוע
   

  ציין לוגיסטיקת רכש:
   

• כתובת למשלוח (מחסן / אתר)

• שיטת אספקה

• זה מבטיח:
  
  ✔ בהירות ספק
  ✔ פחות מחלוקות
  ✔ קליטת מלאי חלקה
  
  
   

  6️⃣ תנאים והגבלות
   

  הגדר תנאים מסחריים ומשפטיים:
   

• תנאי תשלום (נטו 30, נטו 60 וכו')

• דרישות הגשת חשבונית

• קנסות או עיכובים

• סעיפי אחריות

• כללי ביטול

• תנאי בדיקה וקבלה
  
   

  7️⃣ שמור ואשר הזמנת רכש
   

  בשמירה:
   

• מספר הזמנת רכש נוצר

• סטטוס מוגדר לטיוטה / ממתין לאישור

• באישור:

• הזמנת הרכש הופכת לרשמית

• ניתן לשלוח לספק

• התחייבות הרכש ננעלת
  
  
   

  - קובץ PDF של הזמנת רכש
   

  קובץ PDF מקצועי של הזמנת רכש נוצר אוטומטית.
   

  קובץ ה-PDF כולל:
   

• פרטי חברה

• פרטי ספק

• משמש עבור:

• אישור ספק

• אסמכתא חוזית

• ביקורות פנימיות
  
  
   

  - התנהגות תשלומים (חשוב)

  הזמנות רכש אינן מטפלות בתשלומים.

  ❌ אין אמצעי תשלום
  ❌ אין קבלות
  ❌ אין רישום ישיר של הוצאות
  ❌ אין דיווח מס

  תשלומים מתבצעים לאחר קבלת ואישור חשבונית הספק.
  
  
   

  - קשר עם מסמכים אחרים
   

  - הזמנת רכש → קבלת טובין/חשבונית (GR/IR) → חשבונית ספק
  
  
  
  הזמנת רכש
        ↓
  קבלת טובין (GR / IR)
        ↓
  חשבונית ספק
        ↓
  תשלום
  
  
  זה ידוע כהתאמה תלת-כיוונית:
  
  ✔ הזמנת רכש (מה הוזמן)
  ✔ GR/IR (מה התקבל)
  ✔ חשבונית (מה חויב)
  
  
   

  - הזמנת רכש → קבלת טובין/חשבונית (חלקית)
   

• מספר רשומות GR/IR יכולות להתייחס להזמנת רכש אחת

• תומך באספקות חלקיות

• כמויות שנותרו במעקב
  
   

  - הזמנת רכש → חשבונאות
   

  לאחר אישור חשבונית הספק:
   

• ההוצאה נרשמת

• התחייבות תשלום נוצרת

• התשלום יכול להתבצע
  
   

  - המרה וקישור
   

  הזמנות רכש יכולות להיות:
   

• מקושרות למסמכי GR/IR

• מקושרות לחשבוניות ספק

• זה מבטיח:
  
  ✔ אין חיוב יתר
  ✔ בקרת הוצאות מדויקת
  ✔ עקיבות רכש מלאה
  
   

  - תמיכה ב-API
   

  הזמנות רכש נתמכות באופן מלא באמצעות API.
   

  יכולות API
   

• צור הזמנת רכש

• עדכן פריטי הזמנת רכש וכמויות

• אחזר רשימת הזמנות רכש ופרטים

• הפק PDF של הזמנת רכש

• קשר GR/IR להזמנת רכש

• עקוב אחר סטטוס ביצוע
  
   

  תרחישי שימוש ב-API
   

• אינטגרציות ERP

• מערכות מלאי

• פורטלי ספקים

• תהליכי רכש אוטומטיים
  
  
   

  ⚙️ הגדרות המשפיעות על הזמנות רכש
   

  הגדרות רכש
   

• תהליכי אישור

• פורמט מספור הזמנות רכש

• שדות חובה

• מיפוי מחלקה / מרכז עלות
  
   

  הגדרות תבנית
   

• פריסה ידידותית לספק

• אורך תיאור פריט

• בלוקי חתימה

• סעיפים משפטיים מותאמים אישית
  
  
   

  הגדרות מלאי
   

• מעקב כמויות

• תמיכה בקבלה חלקית

• קישור מחסן
  
  
   

  ✅ יתרונות הזמנות רכש
   

  ✔ שולט בהוצאות ספקים
  ✔ מונע רכישות לא מורשות
  ✔ מקבע מחירים לפני אספקה
  ✔ מאפשר התאמה תלת-כיוונית
  ✔ משפר תכנון מלאי
  ✔ מפחית שגיאות חיוב
  ✔ מחזק את אחריות הספק
  ✔ ניתן לאוטומציה מלאה באמצעות API
  
  
   

  - סיכום
   

  הזמנת רכש היא הבסיס לרכש מובנה.
   

  היא מבטיחה:
   

• תקשורת ברורה עם הספק

• הוצאות מבוקרות

• על ידי הפרדת הזמנה, קבלה, חיוב ותשלום, הזמנות רכש עוזרות לעסקים להישאר מאורגנים, תואמים ויעילים בעלויות.