הצעת הזמנה

- מטרה
 

הצעת הזמנה היא מסמך טרום-מכירה המשמש להצגת הצעה, הצעת מחיר או הצעה מסחרית ללקוח פוטנציאלי או קיים לפני התחייבות כלשהי, אספקה או חיוב.
 

היא מגדירה מה אתם מציעים, באיזה מחיר, ובאילו תנאים, אך אינה מחייבת מבחינה משפטית עד לקבלתה והמרתה למסמך אחר (כגון הזמנה מפורטת או חשבונית מס).
 

הצעת הזמנה היא נקודת המוצא של תהליך המכירה.


 

-  מתי להשתמש בהצעת הזמנה
 

השתמשו בהצעת הזמנה כאשר:
 

• ציטוט מחירים ללקוח

• הצגת חבילות שירותים

• ניהול משא ומתן על היקף או תמחור

• הצעת פריטים אופציונליים או וריאנטים

• נדרש אישור לקוח לפני תחילת העבודה

• מכירות זקוקות לתיעוד לפני ביצוע

• אין לבקש תשלום עדיין
  
   

  תעשיות נפוצות:
   

• מכירות וייעוץ

• IT ו-SaaS

• פרסום ומדיה

• שירותים מקצועיים

• ייצור (הזמנות מותאמות אישית)

• בנייה והנדסה

• עסקים מבוססי מנוי
  
  
   

  - כיצד להשתמש – צעד אחר צעד (זרימת משתמש)
   

  1️⃣ צור הצעת הזמנה
   

  נווטו אל מסמכים → הזמנות → הצעות הזמנה

  לחצו על הוסף הצעת הזמנה

  בחרו או צרו:

• לקוח

• הגדרות חברה / חשבונית

• שפת המסמך

• מטבע
  
  
   

  2️⃣ הגדירו סקירת הצעה
   

  הוסיפו מידע כללי על ההצעה:
   

• כותרת הצעה

• אסמכתא להצעה

• תאריך הנפקה

• תקף עד תאריך

• אחראי מכירות

• שם פרויקט או קמפיין
   

  3️⃣ הוסיפו פריטים / שירותים מוצעים
   

  כל פריט בהצעה יכול לכלול:
   

• שם מוצר או שירות

• תיאור מפורט

• כמות

• מחיר יחידה

• הנחה (קבועה או באחוזים)

• מס אופציונלי (להערכה בלבד)

• הערות אופציונליות לפריט
  
  
   

  4️⃣ תמחור וסכומים משוערים
   

  הצעות הזמנה מציגות ערך מסחרי משוער:
   

• סכום ביניים

• הנחות

• מס משוער (אופציונלי)

• סכום כולל משוער
  
  
   

  5️⃣ תנאים, הגבלות והערות
   

  כללו תנאים ספציפיים להצעה:
   

• תקופת תוקף

• לוח זמנים לאספקה (משוער)

• זה מגן על שניהם:
  
  ✔ מוכר
  ✔ לקוח
  
  
   

  6️⃣ שמירת הצעת הזמנה
   

  בעת השמירה:
   

• מספר הצעה נוצר

• הסטטוס מוגדר לטיוטה או נשלח

• אין השפעה על הנהלת חשבונות או מלאי
  
  
   

  - יצירת PDF של ההצעה
   

  קובץ PDF מקצועי של ההצעה נוצר אוטומטית.
   

  קובץ ה-PDF כולל:
   

• מיתוג חברה

• פרטי לקוח

• סיכום הצעה

• הצעות מפורטות לפי פריטים

• אומדני תמחור

• תנאים ותוקף

• חלק חתימה / אישור (אופציונלי)
  
   

  משמש עבור:
   

• שליחה בדוא"ל ללקוח

• משא ומתן

• אישורי הנהלה

• רישומי מכירות
  
  
   

  - שיתוף ואישור
   

  ניתן לשתף הצעות הזמנה באמצעות:
   

• דוא"ל

• וואטסאפ

• פעולות לקוח:

• סקירת הצעה

• בקשת שינויים

• אישור הצעה

• דחיית הצעה
  
   

  - המרה וצעדים הבאים
   

  לאחר אישורה, הצעת הזמנה יכולה להיות:
   

  - הצעת הזמנה → הזמנה מפורטת
   

  משמש כאשר:
   

• היקף העבודה מורכב

• נדרש תכנון ביצוע

• מתחילה עבודה מבוססת פרויקט
  
  
   

  - הצעת הזמנה → חשבונית מס
   

  משמש כאשר:
   

• חיוב מיידי מותר

• מוצרים או שירותים פשוטים

• אין צורך במעקב אחר משלוח
  
  
   

  - הצעת הזמנה → הזמנת רכש / עבודה
   

  משמש פנימית להפעלת:
   

• רכש

• ייצור
  
   

  - התנהגות תשלום (חשוב)
   

  הצעות הזמנה אינן מטפלות בתשלומים.
   

  ❌ אין שיטות תשלום
  ❌ אין קבלות
  ❌ אין דיווח מס
  ❌ אין השפעה על יתרת הלקוח
  
   

  תמיכת API
   

  הצעות הזמנה נתמכות במלואן באמצעות API.
   

  יכולות API
   

• יצירת הצעת הזמנה

• עדכון פריטי הצעה
   

• מקרי שימוש ב-API
   

• שילובי CRM

• אוטומציה של מכירות

• מערכות הצעות מחיר

• כלי הצעות מקוונים

• פורטלי לקוחות
  
  
   

  ⚙️ הגדרות המשפיעות על הצעות הזמנה
   

  הגדרות הצעה
   

• תבנית הצעה ברירת מחדל

• כללי תקופת תוקף

• שדות הניתנים לעריכה לאחר השליחה

• זרימת עבודה לאישור
  
   

  הגדרות תבנית
   

• פריסה בסגנון הצעה

• נראות תמחור אופציונלית
   

• כללי תמחור
   

• מגבלות הנחה

• הצגת מס אופציונלית

• תמיכה בריבוי מטבעות
  
  
   

  ✅ יתרונות של הצעות הזמנה
   

  ✔ הצגת מכירות מקצועית
  ✔ אישורי לקוחות מהירים יותר
  ✔ הגדרת היקף ברורה
  ✔ מפחית אי-הבנות
  ✔ תומך במשא ומתן ותיקונים
  ✔ מעבר חלק לביצוע
  ✔ מוכן ל-API לאוטומציה של מכירות
   

  - סיכום
   

  הצעת הזמנה היא הבסיס לתהליך מכירה מובנה.
   

  היא מאפשרת לעסקים:
   

• להציג הצעות בצורה ברורה

• לקבל אישור לקוח

• על ידי הפרדת ההצעה, הביצוע והחיוב, הצעות הזמנה מבטיחות בהירות, גמישות ומקצועיות לאורך כל מחזור חיי המכירה.
   

• לשלוט בהיקף לפני הביצוע

• להמיר בצורה חלקה להזמנות וחשבוניות