מודול הוצאות

- מהו מודול ההוצאות
 

מודול ההוצאות אינו רק מסך הזנת נתונים.

הוא שכבת בקרה פיננסית שנועדה לתעד, לארגן, לאמת, לנתח ולחבר עלויות עסקיות יוצאות עם ספקים, מסמכים, פרויקטים, מיסים והכנסות.
 

הוא פועל כמקבילה למודול המסמכים (הכנסות), ומאפשר תצוגת רווח והפסד מלאה של הארגון.
 

בקיצור:
 

מסמכים = כסף נכנס
הוצאות = כסף יוצא

יחד, הם מניעים דיוק פיננסי, עמידה בתקנות וקבלת החלטות.



 

- מטרת הליבה העסקית
 

מודול ההוצאות קיים כדי לפתור בעיות אלו:
 

• רישומי הוצאות מפוזרים

• חשבוניות וקבלות אבודות

• אין היסטוריית הוצאות ברורה לספקים

• אין נראות עלויות חודשית או שנתית

• אין מעקב עלויות מבוסס פרויקט

• חישובי מס ידניים

• קושי בתיאום הוצאות עם הנהלת חשבונות
   

המודול ממיר נתוני הוצאות גולמיים לרישומים פיננסיים מובנים, ניתנים לדיווח וניתנים לביקורת.



 

- עקרונות עיצוב יסודיים
 

מודול ההוצאות בנוי על חמישה עקרונות ליבה:
 

1. קטגוריזציה

2. יכולת מעקב

3. דיוק בזמן

4. אחריות ספקית

5. אנליטיקה פיננסית
    

כל תכונה תומכת לפחות באחד מעקרונות אלה.


 

-  מה מייצגת למעשה הוצאה
 

כל רישום הוצאה מייצג אירוע יציאת כסף פיננסי יחיד, כגון:
 

• תשלום לספק

• קבלת חשבונית

• תשלום באמצעות צ'ק או כרטיס אשראי

• רישום עלויות תפעוליות

• רישום תשלומים הקשורים למס
   

הוצאה תמיד עונה על:

 

-  מה מייצגת למעשה הוצאה
 

כל רישום הוצאה מייצג אירוע יציאת כסף פיננסי יחיד, כגון:
 

• תשלום לספק

• קבלת חשבונית

• תשלום באמצעות צ'ק או כרטיס אשראי

• רישום עלויות תפעוליות

• רישום תשלומים הקשורים למס
   

הוצאה תמיד עונה על:

שאלות :-


מה שולם?       =        סכום + קטגוריה
למי?                =        ספק
למה?                       =        הערות + קטגוריה
מתי?                     =        תאריך תשלום / מסמך / יצירה
עבור איזה פרויקט?   =        קישור לפרויקט
האם המס כלול?       =        דגל מע"מ
הוכחה?                     =         מסמך מצורף


 

-  מחזור חיים של הוצאה – זרימה צעד אחר צעד
 

1️⃣ יצירת הוצאה
 

כאשר משתמש מוסיף הוצאה:
 

• קטגוריה נבחרת (חובה)

• סכום מוזן

• ספק מקושר

• סוג מסמך נבחר

• תאריכים מוגדרים

• ציון כלול מע"מ

• קבצים/תמונות מצורפים

• פרויקט/לקוח אופציונלי מקושר
   

המערכת אז:
 

✔ מאמתת קלטים
✔ מאמתת מספר חשבונית (אם סופק)
✔ קובעת סטטוס תשלום
✔ שומרת נתונים פיננסיים
✔ מאחסנת קבצים בצורה מאובטחת


 

התנהגות סוג מסמך (לוגיקה חשובה)
 

שדה ה-document_type משפיע על התנהגות המערכת:


סוג מסמך                   סטטוס תשלום                       מטרה

 

Invoice                                  לא משולם כברירת מחדל           חשבונית ספק  
receipt                                   שולם                                הוכחת תשלום
receipt_tax_invoice              שולם                               חשבונית מס משפטית
delivery_invoice                   לא משולם                            אישור מסירה


זה מבטיח ריאליזם פיננסי במקום הנחות ידניות.


 

3️⃣ טיפול במע"מ ומיסים
 

לוגיקת המע"מ מטופלת באמצעות vat_includes:

 

• 0 → הסכום נטו (מע"מ לא כלול)

• 1 → הסכום כולל מע"מ
   

המערכת אז:
 

✔ מפרידה את סכום המס
✔ כוללת אותו בדוחות
✔ מזינה את ניתוחי המס בגרף העוגה
 

זה מאפשר דיווח מס מדויק ועמידה בתקנות.


 

4️⃣ ארכיטקטורת הוצאות מבוססת קטגוריות
 

הוצאות תמיד מקובצות תחת קטגוריות.
 

קטגוריות:
 

• הן ספציפיות למשתמש או גלובליות

• תומכות בשמות רב-לשוניים

• מניעות אנליטיקה וגרפים

• שולטות בקיבוץ וייצוא
   

מחיקת קטגוריה אינה מוחקת הוצאות, ושומרת על דיוק היסטורי.


 

5️⃣ מעקב הוצאות ממוקד ספקים
 

כל הוצאה יכולה להיות מקושרת לספק.
 

זה מאפשר:
 

• צפייה בהיסטוריית עלויות ספק

• סינון הוצאות לפי ספק

• מניעת שכפול חשבוניות

• ניתוח ספקים לטווח ארוך
   

ספקים פועלים כזהויות פיננסיות, לא רק כאנשי קשר.



 

6️⃣ חכמת תאריכים (תכונה קריטית)
 

הוצאות תומכות בשלושה ממדי תאריך שונים


סוג נתון                                      משמעות

תאריך תשלום                               מתי יצא כסף
תאריך מסמך                               תאריך חשבונית/קבלה
זמן יצירה                                     זמן רישום במערכת

 

ניתן ליישם פילטרים על כל סוג תאריך, דבר שהוא קריטי עבור:
 

✔ הנהלת חשבונות
✔ ביקורות
✔ ניתוח תזרים מזומנים


 

7️⃣ לוגיקת סטטוס תשלום
 

לכל הוצאה יש paid_status:
 

• מוגדר אוטומטית לקבלות

• ניתן לכוונון ידני במידת הצורך

• משמש למעקב פיננסי

• תומך בתיאום עתידי
   

זה מאפשר הפרדה בין:
 

-  ניתוח הכנסות מול הוצאות (גרף עוגה)
 

• הוצאות שנגרמו

• הוצאות ששולמו בפועל
  
  
   

  -  מנוע אנליטיקה פיננסית
   

  מודול ההוצאות מניע שתי פרספקטיבות פיננסיות:
   

  -  ניתוח מגמות עלויות (גרף קווי)
   

• הוצאות חודשיות לפי קטגוריה

• השוואה שנתית

• נראות מגמת תקציב

• מעקב צמיחת קטגוריות
   

• משלב:
   

• הכנסות (ממסמכים)

• הוצאות

• הכנסות (רווח)

• סכומי מיסים

• זה יוצר תמונת מצב חיה של רווח והפסד לחודש.
  
  
   

  -  ניהול קבצים וראיות
   

  כל הוצאה יכולה לכלול:
   

• תמונות מרובות

• סריקות חשבוניות
   

• קבצים הם:

• מאוחסנים בצורה מאובטחת

• מקושרים להוצאה

• משמשים במהלך ביקורות

• זמינים בייצוא
  
  
   

  -  חיבורי מודולים (מדוע מודול זה חשוב)
   

  מודול ההוצאות מקושר עמוקות ל:
   

  - מודול מסמכים
   

• חישוב הכנסות ומס

• חישוב רווח

• מאזן פיננסי
   

• - מודול פרויקטים
   

• מעקב עלויות פרויקט

• רווחיות לפי פרויקט
   

• - מודול לקוחות
   

• הוצאות הקשורות ללקוחות

• ייחוס עלויות

• ווידג'טים פיננסיים

• סיכומי הוצאות
   

• - מודול יומן
   

• תצוגת ציר זמן של הוצאות
   

• - מודול דוחות
   

• ייצוא לאקסל

• העברה להנהלת חשבונות
  
   

  - הרשאות ואבטחה
   

  הוצאות מוגנות על ידי:
   

• בקרת גישה למודול

• היקף ארגוני
   

• משתמשים יכולים רק:
  
  ✔ לצפות בנתונים מורשים
  ✔ לערוך רשומות מורשות
  
  
   

  -  סיכום סופי
   

  מודול ההוצאות הוא עמוד שדרה פיננסי שהופך עלויות יומיומיות לאינטליגנציה פיננסית מובנית.
   

  הוא מבטיח:
   

• כל הוצאה מתועדת

• עלות כל ספק ניתנת למעקב

• כל סכום מס מחושב

• עלות כל פרויקט גלויה

• כל החלטה מבוססת נתונים

• הרשאות מבוססות תפקידים
  
  
  מודול זה חיוני עבור משמעת פיננסית, עמידה בתקנות וצמיחה עסקית.