ניהול קבצים

- 1. מהו באמת מודול הקבצים
 

מודול הקבצים הוא כספת המסמכים המרכזית של המערכת, שנועדה לאחסן, לארגן, להציג בתצוגה מקדימה ולשלוט בגישה לכל הקבצים הקשורים ללקוחות.
 

חשבו עליו כ:
 

ארון קבצי לקוחות + מציג מאובטח + חוכמת תיקיות

זה לא רק העלאה/הורדה — זו בקרת מסמכים מובנית.


 

- 2. מי משתמש במודול הקבצים
 

- מנהל מערכת / בעל ארגון
 

• העלאת קבצים עבור לקוחות

• יצירה וניהול תיקיות

• שינוי שם, מחיקה, ארגון קבצים

• תצוגה מקדימה של כל סוגי הקבצים

• שליטה בהרשאות

• ביקורת מסמכי לקוחות
   

- חברי צוות
 

• העלאת קבצים ללקוחות

• צפייה והורדה של קבצים מורשים

• תצוגה מקדימה של מסמכים

• לא יכולים למחוק (אלא אם כן מורשה)
   

- לקוחות (כניסת לקוח)
 

• צפייה בקבצים שלהם

• הורדת מסמכים משותפים

• תצוגה מקדימה של קבצים (ללא עריכה)

• אין גישה לתיקיות פנימיות
  
  
   

  - 3. לוגיקת תיקיות (חשוב מאוד)
   

  סוגי תיקיות מוסברים בבירור
   

  ישנן שתי שכבות תיקיות:
   

  1️⃣ תיקיות גלובליות
   

• נוצרות בהגדרות → קבצי לקוח

• זמינות לכל הלקוחות
   

• דוגמאות:

  • ברירת מחדל

  • חתימות

  • טפסים

  • קבצי אימייל

  • קבצי WhatsApp

  • תיקיות מותאמות אישית
     

• 2️⃣ תיקיות ספציפיות ללקוח
   

• קיימות בתוך לקוח

• יכולות לכלול:

  • תיקיות אב

  • תיקיות משנה

• עוזרות לארגן סטים גדולים של מסמכי לקוחות
  
  - קבצים תמיד שייכים ל:
  
  לקוח → תיקייה → (תיקיית משנה אופציונלית) → קובץ
  
   

• - 4. תהליך העלאת קבצים (שלבים ויזואליים)
   

  חווית העלאה שלב אחר שלב
   

• לחצו ➕ הוסף

• בחרו קובץ אחד או יותר

• בחרו:

  • תיקייה

  • תיקיית משנה (אם קיימת)

• הזינו שם תצוגה לקובץ / הערות

• שמירה
  
   

  - התנהגות המערכת:
   

• קבצים משנים את שמם אוטומטית (שם בטוח)

• המשמעות המקורית נשמרת בהערות

• תאריך ההעלאה נשמר

• הקובץ גלוי מיד ברשימה
  
  
   

  -  5. צפייה בקבצים וחוכמת תצוגה מקדימה
   

  מודול הקבצים אינו מתייחס לכל הקבצים באופן זהה.
   

  התנהגות תצוגה מקדימה לפי סוג קובץ
   

• PDF
   

  • מציג PDF מובנה

  • גלילה, זום, iframe מאובטח
     

• תמונות (JPG, PNG וכו')
   

  • מציג תמונות

  • התקרבות/התרחקות
     

  • קבצי Office (DOC, XLS, PPT)
     

    • מציג Google Docs / Office Online
       

  • וידאו / אודיו
     

    • נגן מדיה מובנה
       

  • קבצים לא נתמכים
     

    • iframe בטוח או חלופת הורדה
       

•  משתמשים יכולים להציג בתצוגה מקדימה מבלי להוריד, וזה קריטי לאבטחה.
  
   

  - 6. רשימת קבצים – מה המשתמשים רואים
   

  כל שורת קובץ מתקשרת ויזואלית:
   

•  סוג קובץ (אייקון / תמונה ממוזערת)

•  שם תצוגה (ניתן לעריכה)

•  שם לקוח

•  תאריך העלאה
   

• ⚙️ פעולות:
   

  • הצגה

  • הורדה

  • שינוי שם

  • מחיקה (מבוססת הרשאה)
     

• זה הופך את הרשימה ללוח מחוונים פעיל של מסמכים, לא רק אחסון.
  
  
   

  - 7. חיפוש וסינון (גישה מהירה)
   

  משתמשים יכולים באופן מיידי:
   

• לחפש לפי שם קובץ

• לסנן לפי תיקייה

• לסנן לפי תיקיית משנה

• להציג קבצים לכל לקוח

• לצמצם תוצאות ללא טעינה מחדש (AJAX)
  
  
   

  ✏️ 8. שינוי שם ללא העלאה מחדש
   

  במקום להעלות קבצים מחדש:
   

• ניתן לערוך את שם התצוגה של הקובץ

• הקובץ הפיזי נשאר ללא שינוי

• זה שימושי במיוחד עבור:

• מסמכים חתומים

• תיקון שגיאות שמות

• סטנדרטיזציה של תוויות קבצים

• עדכוני מסד נתונים באופן מיידי

• שומר על אחסון נקי
  
  
   

  - 9. מחיקת קבצים – מבוקרת ומאובטחת
   

  מחיקה מבוססת הרשאות
   

  רק משתמשים בעלי:
  allow_to_delete_folders = 1
  יכולים למחוק קבצים.
   

  פעולת מחיקה:
   

• מסירה רשומת DB

• מסירה קובץ מהשרת

• לקוחות אינם יכולים למחוק קבצים.
  
   

  10. מודל אבטחה (מאחורי הקלעים)
   

  מודול הקבצים אוכף:
   

• גישה מבוססת תפקידים

• בדיקות בעלות לקוח

• נתיבי קבצים מאובטחים

• כתובות URL מבוקרות לתצוגה מקדימה

• פעולות מחיקה מבוססות הרשאות
  
  
  קבצים לעולם אינם נחשפים ישירות — הם מוגשים דרך נקודת קצה של מציג מאובטח.
  
   

• - 11. כיצד קבצים מתחברים למודולים אחרים
  
  
  מודול קבצים
  
  │
  ├── לקוחות → היסטוריית מסמכי לקוח
  ├── מסמכים → חשבוניות, הזמנות, הצעות
  ├── חתימות → חוזים חתומים
  ├── טפסים → העלאות טפסים ותגובות
  ├── אימייל → ארכיון קבצים מצורפים לאימייל
  ├── WhatsApp → קבצים מצורפים מצ'אט
  ├── טיקטים → קבצים מצורפים לתמיכה
  ├── פרויקטים → מסמכי פרויקט
  └── לוח מחוונים → קבצים אחרונים וסטטיסטיקות
  
  
  
   

  - 12. ייצוא ושימוש חיצוני
   

  ניתן:
   

• להוריד קבצים בנפרד

• לגשת על ידי לקוחות

• לשימוש חוזר בין מודולים

• לצרף למסמכים והודעות
  
  
   

  -  13. החלטות עיצוב חכמות (מדוע זה עובד)
   

  ✔ קבצים תמיד שייכים ללקוח
  ✔ לוגיקת התיקיות גמישה ורב-לשונית
  ✔ תצוגה מקדימה מונעת הורדות מיותרות
  ✔ הרשאות מונעות אובדן נתונים
  ✔ תומך בתרחישי שימוש משפטיים, מכירות, תפעול ותמיכה
  
  
   

  - סיכום פונקציונלי סופי
   

  מודול הקבצים אינו אחסון.
  זוהי מערכת מסמכים מובנית, מאובטחת וממוקדת לקוח.

  
  הוא מבטיח ש:
   

• קל למצוא קבצים

• קל להציג בתצוגה מקדימה

• קל לשלוט

• קל לבקר

• קל להרחיב