דף טבלת אוטומציה

- מהו דף טבלת האוטומציות
 

דף טבלת האוטומציות הוא חדר הבקרה המרכזי לכל אוטומציות זרימת העבודה במערכת.
 

זהו המקום שבו משתמשים יכולים לראות, לנהל, לשלוט ולארגן כל כלל אוטומציה הקיים בחשבונם.
 

דף זה אינו מבצע פעולות בעצמו — במקום זאת, הוא מגדיר מתי ובאילו תנאים פעולות אוטומטיות צריכות לרוץ, ובאיזה סדר עדיפויות.
 

במילים פשוטות:

אם למערכת יש “מוח”, טבלת האוטומציות היא המקום שבו חיים כל הכללים של אותו מוח.

- מדוע דף זה קיים (מטרה עסקית)
 

מערכות מודרניות מייצרות אירועים רבים:
 

• לידים חדשים

• שינויי סטטוס

• תשלומים

• פגישות

• מסמכים

• הזמנות

• הודעות

• מנויים
   

תגובה ידנית לכל אלה היא:
 

• איטית

• מועדת לטעויות

• יקרה

• לא ניתנת להרחבה
   

דף טבלת האוטומציות קיים כדי:
 

• לבטל עבודה ידנית

• להבטיח תגובות עקביות

• לאוטמט פעולות חוזרות

• לחבר מודולים שונים יחד

• לאפשר למערכת לעבוד גם כשהמשתמשים לא מחוברים
   

- אילו בעיות הוא פותר
 

ללא דף זה:
 

• צוותים שוכחים לעקוב

• מיילים נשלחים באיחור

• שינויי סטטוס לא מפעילים פעולות

• נתונים הופכים ללא עקביים

• עבודה תלויה בבני אדם שזוכרים צעדים
   

עם דף זה:
 

• פעולות מתרחשות אוטומטית

• כללים מתועדים ונראים לעין

• התנהגות ניתנת לחיזוי

• הרחבה קלה

• טעויות מצטמצמות
   

- מה דף זה שולט (ברמה גבוהה)
 

טבלת האוטומציות מגדירה כללי אוטומציה, כאשר כל כלל מורכב מ:
 

1. מתי משהו קורה (אירוע)

2. אם מתקיימים תנאים מסוימים (פרמטרים ומסננים)

3. המתן זמן מה (השהיה אופציונלית)

4. אז בצע פעולה אחת או יותר (מוגדר במקום אחר)
    

דף זה מתמקד בשלבים 1–3 ובניהול הכללים.
 

- מבנה ויזואלי ופריסה (איך הדף נראה)
 

הדף בנוי כטבלה נקייה ומובנית עם:
 

• שורות ברורות (שורה אחת = אוטומציה אחת)

• אייקונים במקום טקסט ארוך

• מתגים במקום כפתורים

• פעולות מקובצות ויזואלית

• סדר עדיפויות על ידי גרירה ושחרור
   

הוא מיועד לסריקה מהירה, לא לקריאת תיאורים ארוכים.
 

- טבלת האוטומציות (אזור הליבה)
 

כל שורה בטבלה מייצגת כלל אוטומציה אחד.
 

מהי המשמעות של שורה אחת
 

שורה בודדת עונה על שאלות אלו באופן מיידי:
 

• איך נקראת אוטומציה זו?

• איזה אירוע מפעיל אותה?

• האם היא פעילה או לא פעילה?

• מה אני יכול לעשות איתה?
   

- מספר אוטומציה (NO.)
 

• מזהה ייחודי להתייחסות פנימית
   

• שימושי עבור:
   

  • יומנים (Logs)

  • איתור באגים (Debugging)

  • דיוני תמיכה
     

• מסייע גם במעקב אחר עדיפות ביצוע
   

- שם אוטומציה
 

• תיאור קריא של הכלל

• נכתב על ידי המשתמש

• צריך לתאר בבירור את המטרה, לדוגמה:

  • “שלח מייל קבלת פנים לליד חדש”

  • “צור משימה לאחר תשלום חשבונית”
     

שם זה קריטי ליכולת תחזוקה.
 

⚡ אירוע (טריגר)
 

עמודה זו מגדירה מתי האוטומציה מתחילה.
 

דוגמאות:
 

• ליד חדש נוצר

• סטטוס שונה

• תשלום התקבל

• פגישה נקבעה

• מסמך נחתם
   

האירוע הוא נקודת הכניסה למחזור חיי האוטומציה.
 

- פרמטר (תנאים)
 

פרמטרים מגדירים אילו מצבים ספציפיים עומדים בתנאים.
 

הם עונים על השאלות הבאות:
 

• איזו תיקייה?

• איזו תגית?

• איזה סטטוס?

• איזה סכום?

• איזה ערך שדה מותאם אישית?
   

זה מאפשר:
 

• דיוק

• סינון

• מניעת הפעלות אוטומציה מיותרות
   

✅ מתג פעיל / ❌ לא פעיל
 

זהו מתג חי.
 

• פעיל → אוטומציה נבדקת ומבוצעת

• לא פעיל → אוטומציה מתעלמת לחלוטין
   

מדוע זה חשוב:
 

• בדיקה בטוחה

• השבתה זמנית

• זרימות עבודה עונתיות

• עצירת חירום ללא מחיקה
  
   

  ➕ יצירת אוטומציה חדשה (מסע משתמש)
   

• המשתמש לוחץ על “+ אוטומציה חדשה”

• חלון מודאלי נפתח
   

• המשתמש מגדיר:
   

  • שם אוטומציה

  • אירוע

  • פרמטרים

  • כללי הכללה/הדרה

  • השהיה (אופציונלית)
     

• המשתמש שומר

• האוטומציה מופיעה בטבלה

• המשתמש מגדיר פעולות דרך בונה הזרימה

• הפרדה זו שומרת על:

• כללים נקיים

• פעולות גמישות

• מערכת מודולרית
   

• ---

  - איך אוטומציות באמת עובדות (מאחורי הקלעים)
   

  מודל ביצוע מונע אירועים
   

• אירוע מערכת מתרחש

• מנוע האוטומציה נקרא

• הוא טוען את כל האוטומציות הפעילות עבור אירוע זה
   

• הוא מעריך:
   

  • פרמטרים

  • ערכי הכללה/הדרה

  • לוגיקת שדה מותאם אישית

  • תנאים משניים
     

• אוטומציות תואמות מעובדות בסדר הנכון

• פעולות מבוצעות באופן מיידי או מתוזמנות
   

• ---

  ⏱️ מערכת השהיה (בינה מבוססת זמן)
   

  אוטומציות לא תמיד רצות באופן מיידי.
   

  השהיות מאפשרות:
   

• מעקבים לאחר X שעות

• תזכורות לאחר X ימים

• זרימות עבודה מתוזמנות
   

• ניתן להגדיר השהיות ב:
   

• דקות

• שעות

• ימים

• חודשים
   

• פנימית, כל ההשהיות מנורמלות לדקות, מה שמבטיח ביצוע עקבי.
   

  ---

  
  - תור ביצוע אוטומציות (מערכת קרון)
   

  עבור אוטומציות מושהות:
   

• משימות נשמרות בתור

• תהליך קרון (cron) ברקע רץ באופן קבוע

• משימות שהגיע זמנן מבוצעות

• משימות ישנות מתעלמות בבטחה

• משימות שבוצעו מוסרות
   

• זה מבטיח:
   

• אמינות

• יכולת הרחבה

• ביצועים לא חוסמים
   

• ---

  - העתקת אוטומציות (תכונה מומלצת)
   

  העתקת אוטומציות מאפשרת:
   

• הגדרה מהירה יותר

• שימוש חוזר בלוגיקה

• וריאציות קטנות ללא יצירה מחדש

• אוטומציות שהועתקו:

• מקבלות מזהה חדש

• מעתיקות את כל התנאים

• מעתיקות את כל הפעולות

• מתחילות כפעילות
  
   

  - יומני אוטומציה וניטור
   

  מהטבלה, משתמשים יכולים:
   

• לפתוח יומני ביצוע

• לראות מתי אוטומציות רצו

• זה בונה אמון בהתנהגות האוטומציה.
   

• ---

  - אבטחה והרשאות
   

  הדף מכבד:
   

• בידוד ארגוני

• הרשאות מבוססות תפקידים

• זכויות עריכה/יצירה/מחיקה

• רק משתמשים מורשים יכולים:

• ליצור אוטומציות

• לערוך כללים

• להפעיל/לבטל

• למחוק זרימות עבודה
   

• ---

  - ביצועים ויכולת הרחבה
   

  טבלת האוטומציות מותאמת ל:
   

• מספרים גדולים של אוטומציות

• סינון מהיר

• שאילתות מינימליות למסד הנתונים

• הגדרות שמורות במטמון

• ביצוע אצווה

• אפילו ארגונים גדולים יכולים להריץ מאות אוטומציות בבטחה.
   

  ---

  - איך משתמשים בדרך כלל משתמשים בדף זה
   

• מנהלים מעצבים זרימות עבודה

• מנהלים בודקים כללים פעילים

• צוותים משביתים כללים באופן זמני

• תמיכה בודקת התנהגות אוטומציה

• מפתחים מאתרים באגים בלוגיקת אירועים

• זה הופך למפה חיה של לוגיקה עסקית.
   

  ---

  - איך דף זה מתחבר למערכת כולה
   

  דף זה נוגע כמעט בכל מודול:
   

• לקוחות

• בקרת סטטוסים

• הזמנות

• מסמכים

• פגישות

• תשלומים

• פרויקטים

• כרטיסים (טיקטים)

• וואטסאפ

• SMS

• מייל

• זהו הדבק שמחבר אותם.
   

  ---

  - סיכום תמונה גדולה אחרון
   

  דף טבלת האוטומציות הוא ספר הכללים של המערכת — המגדיר כיצד הפלטפורמה מגיבה אוטומטית לאירועים, תנאים וזמן, ללא התערבות אנושית.

  ---

  
  ⭐ תיאור בשורה אחת
   

  טבלת האוטומציות מאפשרת לך לתכנן, לשלוט ולנטר זרימות עבודה מבוססות אירועים המפעילות את העסק שלך באופן אוטומטי.