ייצוא חשבוניות

סקירה כללית

ייצוא חשבוניות אינו רק תכונת הורדה — הוא מנוע חילוץ נתונים פיננסיים שנועד להמיר מסמכים עסקיים חיים ל-פלטים ניידים, ניתנים לביקורת ומוכנים לרואה חשבון.

מודול זה משמש כגשר בין Biz1 לעולם הפיננסי החיצוני, ובכלל זה:

רואי חשבון
מבקרים
רשויות המס
תוכנות הנהלת חשבונות חיצוניות
מערכות ארכיון
אנליסטים פיננסיים

הוא מבטיח כי כל מסמך מיוצא יישאר מדויק מבחינה חוקית, ניתן למעקב ותואם לכללי הנהלת החשבונות.

מה תכונה זו פותרת

בעסקים אמיתיים, נתוני חשבוניות חייבים להיות:

מסוננים לפי תאריך, חברה וסוג מסמך
מיוצאים ב-פורמטים שונים לקהלים שונים
נמסרים בצורה מאובטחת
מובנים נכון עבור מערכות הנהלת חשבונות
מגובים על ידי קובצי PDF רשמיים
קלים לביקורת והתאמה

תכונת ייצוא החשבוניות פותרת את כל זה בתהליך עבודה מבוקר אחד.

סוגי ייצוא נתמכים & מטרתם

כל פורמט ייצוא קיים עבור מקרה שימוש עסקי ספציפי:

XLS (אקסל)

→ ניתוח פיננסי, התאמות, דיווח
CSV

→ העברת נתונים, ייבוא, אינטגרציות
TXT (הנהלת חשבונות / ריווחית)

→ קליטה מדויקת לתוכנת הנהלת חשבונות
PDF

→ ארכיון מסמכים רשמי ועמידה בתקנות
ריווחית

→ אינטגרציה ישירה עם מערכות הנהלת חשבונות

כל פורמט אוכף כללי אימות משלו, ומבטיח דיוק.

חווית משתמש – מודל ייצוא

מודל ייצוא החשבוניות מעוצב כך שירגיש פשוט, תוך הסתרת לוגיקה עוצמתית מאוד מאחוריו.

עקרונות עיצוב ליבה

מינימום שלבים
סינון ברור
ללא ייצוא בטעות
מסירה ידידותית לרואה חשבון

לוגיקת סינון & בחירה

בחירת חברה

מגדיר איזו תצורת חשבונית משמשת.

“הכל” → ייצוא חוצה חברות
חברה ספציפית → נדרש עבור הנהלת חשבונות (TXT)

זה מונע ייצוא הנהלת חשבונות לא חוקי.

טווח תאריכים

מגדיר גבולות תקופה פיננסית.

משתמש בתאריך יצירת המסמך
זמן מתעלם (דיוק ברמת יום)
נדרש לכל הייצואים

זה מבטיח דיווח פיננסי נכון לתקופה.

בחירת סוג מסמך

שולט ב-איזה סוג של רשומות פיננסיות נכללות.

חשבוניות
חשבוניות זיכוי
קבלות
חשבוניות מס קבלה
הזמנות
משלוחים והחזרות
GR/IR

זה מאפשר שליטה מפורטת בהנהלת החשבונות.

בקרת מסמכים חיצוניים

קובע אם לכלול:

רק מסמכים מקושרים פנימית
או גם רשומות שיובאו חיצונית

זה קריטי עבור התאמת חשבונות נקייה.

ביצוע ייצוא – מה קורה פנימית

כאשר המשתמש לוחץ על ייצוא או שלח, המערכת מבצעת תהליך קפדני:

1️⃣ אימות הרשאות

מבטיח זכויות גישה לנתונים פיננסיים
חוסם ייצוא לא מורשה באופן מיידי

2️⃣ חילוץ נתונים

מסמכים נשלפים מ:

documents
contactus
documents_payments

עם מסננים המיושמים עבור:

תאריך
חברה
סוג
מצב חיצוני/פנימי
זמינות PDF (אם נדרש)

3️⃣ נורמליזציה פיננסית

לפני הייצוא, כל הרשומות מנורמלות:

חשבוניות זיכוי → ערכים שליליים
מע"מ מחושב מחדש במדויק
הנחות מיושבות (קבועות / אחוזיות)
אמצעי תשלום ממופים נכון
ריבוי מטבעות נשמר

זה מבטיח נכונות חשבונאית.

בינה ספציפית לפורמט

CSV ו-XLS – ייצואים אנליטיים

פורמטים אלה הם קריאים לבני אדם וידידותיים למכונה.

הם כוללים:

פרטי לקוח
מטא-נתונים של חשבונית
סכומים, מע"מ, הנחות
אמצעי תשלום
הפניות למסמכים

הם נכללים יחד עם:

סיכום חשבונית PDF
ספירת חשבוניות PDF

ונמסרים כ-ארכיון ZIP.

TXT – ייצוא ברמת הנהלת חשבונות (ריווחית)

ייצוא TXT הוא מבוקר בקפדנות.

למה?

כי מערכות הנהלת חשבונות דורשות דיוק מוחלט.

ייצוא זה:

דורש בחירת חברה
ממפה סוגי מסמכים לקודי הנהלת חשבונות
בונה שורות עסקה מובנות
מפריד פרטי חשבונית מפרטי קבלה
מבטיח התאמה מדויקת של מע"מ והנחות

זהו לא דוח — זוהי קלט חשבונאי.

PDF – ארכיון מסמכים רשמי

ייצוא PDF מיועד ל:

ארכיון חוקי
ביקורות
הגשות מס

הוא:

כולל רק מסמכים עם קובצי PDF תקפים
אורז את כל קובצי ה-PDF לקובץ ZIP אחד
מוסיף דוחות סיכום וספירה
שומר על שלמות המסמך הרשמי

מסירה בדוא"ל – מוכן לרואה חשבון

במקום לצרף קבצים גדולים, המערכת:

מעלה ZIP בצורה מאובטחת
יוצר קישור קצר ומוגן
שולח דוא"ל HTML ממותג
תומך בשפות מימין לשמאל / משמאל לימין
כולל הודעה מותאמת אישית למשתמש

זהו בטוח, ניתן להרחבה ומקצועי.

אבטחת קבצים ואחסון

יצירה מקומית זמנית
העלאת FTP מבוקרת
ניתוב הורדות מאובטח
אין חשיפה ציבורית לקבצים
ניקוי אוטומטי

זה מבטיח בטיחות נתונים פיננסיים.

מדוע תכונה זו חשובה אדריכלית

ייצוא חשבוניות הוא ה-סמכות הסופית עבור נתונים פיננסיים העוזבים את המערכת.