1️⃣ מהן הגדרות חשבונית?
הגדרות חשבונית הן לא רק הגדרות.
הן מייצגות זהות עסקית מלאה + ספר חוקים פיננסי בתוך המערכת.
חשבו על הגדרות חשבונית כעל:
• חברה אמיתית אחת בתוך המערכת
• עם חוקים, מספרים, מיסים ולוגיקה חשבונאית משלה
כל מסמך שאתם יוצרים חייב להיות שייך לפרופיל הגדרות חשבונית אחד.
ללא הגדרות חשבונית:
-
אינכם יכולים ליצור חשבוניות באופן חוקי
-
אינכם יכולים לחשב מס בצורה נכונה
-
אינכם יכולים לייצא נתונים למערכות חשבונאיות
אז זהו הבסיס.
2️⃣ למה קיימות מספר הגדרות חשבונית
ארגון אחד יכול לנהל מספר חברות.
לדוגמה:
-
חברה א' (עסק פרטי)
-
חברה ב' (עמותה)
-
חברה ג' (חברת מטבע חוץ)
כל חברה:
-
יש לה מס משלה
-
יש לה מטבע משלה
-
יש לה מספרי מסמכים משלה
-
יש לה כללי ייצוא חשבונאי משלה
הגדרות חשבונית מאפשרות זאת ללא ערבוב נתונים.
3️⃣ זהות משפטית של החברה (מי אתם)
חלק זה מגדיר מי החברה מבחינה משפטית.
הגדרות חשבונית מאחסנות:
-
שם חברה
-
כתובת
-
מספר טלפון
-
אימייל
-
מספר עוסק מורשה / ח.פ.
-
סוג חברה (חברה, ארגון, פרטי, פרטי פטור)
למה זה חשוב:
-
מופיע בכל חשבונית וקבלה
-
נדרש על פי חוק
-
משמש בייצוא חשבונאי
-
מוצג בקובצי PDF ובמיילים
זה מבטיח ציות לחוק.
4️⃣ שפה וכיוון פריסה
הגדרות חשבונית קובעות:
-
שפת המסמך (עברית או אנגלית או תאית)
-
כיוון טקסט (מימין לשמאל או משמאל לימין)
מה שקורה אוטומטית:
-
עברית → פריסת RTL (מימין לשמאל)
-
אנגלית → פריסת LTR (משמאל לימין)
-
תאית → פריסת LTR (משמאל לימין)
-
קובצי PDF מותאמים אוטומטית
-
ייצוא עוקב אחר קידוד נכון
זה מונע:
-
פריסות שבורות
-
קובצי PDF שגויים
-
שגיאות ייבוא חשבונאיות
5️⃣ כללי מטבע ומס (התנהגות כספית)
הגדרות חשבונית שולטות באופן התנהגות הכסף.
הן מגדירות:
-
מטבע (שקלים, דולר, יורו)
-
אחוז מע"מ
-
האם המחירים כוללים מע"מ
-
האם מיושם עיגול
כללים אלה חלים בכל מקום:
-
שורות פריטים
-
הנחות
-
סכומים כוללים
-
תשלומים
-
ייצוא
זה הופך את החישובים לעקביים ובטוחים לביקורת.
6️⃣ מספור מסמכים (קריטי לחשבונאות)
כל פרופיל הגדרות חשבונית מקיים מערכת מספור משלו.
עבור כל סוג מסמך:
-
חשבונית
-
קבלה
-
חשבונית זיכוי
-
קבלה חשבונית מס
-
הצעת מחיר
-
תעודת משלוח
-
הזמנת רכש
כללים:
-
המספרים רק עולים
-
המספרים אף פעם לא מתאפסים
-
המספרים אף פעם לא מתערבבים בין חברות
זה חובה לחשבונאות ודיני מס.
7️⃣ תצוגת מסמכים ובקרות משתמש
הגדרות חשבונית קובעות מה המשתמשים רואים ויכולים לעשות.
הן שולטות ב:
-
נראות כפתור תשלום
-
זמינות כפתור חתימה
-
הצגת מחירים בתעודות משלוח
-
הצגת שם היוצר
-
תווית "הסכום כולל מע"מ"
זה מאפשר:
-
מסמכים ידידותיים למכירות
-
מסמכים מחמירים חשבונאית
-
מסמכים בסגנון תרומה
מערכת אחת → זרימות עבודה רבות.
8️⃣ הערות תחתונות וטקסט משפטי
הגדרות חשבונית מנהלות הערות תחתונות.
אתם יכולים:
-
להגדיר מספר הערות לכל סוג מסמך
-
לבחור הערות בעת יצירת מסמכים
-
להציג תנאים משפטיים, הצהרות ויתור או הוראות
זה מונע:
-
טקסט מקודד קשה (קוד קבוע)
-
עריכה ידנית
-
טעויות משפטיות
9️⃣ תשלומים ולוגיקת אוטומציה
הגדרות חשבונית שולטות בהתנהגות התשלומים.
הן מגדירות:
-
באיזה שער תשלום להשתמש
-
באיזה מטבע משתמשים התשלומים
-
האם מע"מ חל
-
איזה מסמך נוצר אוטומטית לאחר התשלום
לדוגמה:
-
תשלום → יצירת קבלה אוטומטית
-
תשלום → יצירת חשבונית אוטומטית
הכל נשאר עקבי ואוטומטי.
1️⃣0️⃣ בקרת אינטגרציה חשבונאית
הגדרות חשבונית הן חובה לייצוא חשבונאי.
הן מגדירות:
-
קודי חשבון
-
מיפוי שיטות תשלום
-
מיפוי סוגי מסמכים
-
מיפוי מטבעות
בשימוש על ידי:
-
ריווחית
-
H-Connect
-
חשבשבת
-
ייצוא CSV / XLS
ללא הגדרות אלה → הייצוא נכשל.
1️⃣1️⃣ התנהגות ייצוא
הגדרות חשבונית שולטות ב:
-
מסמכי איזו חברה מיוצאים
-
אילו קודי חשבון משמשים
-
כיצד ערכים מעוצבים
זה מבטיח:
-
ייבוא חשבונאי נקי
-
ללא נתונים מעורבבים של חברות
-
ללא תיקון ידני
1️⃣2️⃣ מטמון וביצועים
הגדרות חשבונית נשמרות במטמון למהירות.
למה:
-
יצירת מסמכים מהירה יותר
-
פחות שאילתות מסד נתונים
-
התנהגות יציבה
המטמון מתעדכן אוטומטית כאשר:
-
חברה נוצרת
-
חברה נערכת
-
חברת ברירת המחדל משתנה
1️⃣3️⃣ לוגיקת חברת ברירת המחדל
אם:
-
קיימת רק חברה אחת → נבחרת אוטומטית
-
קיימות מספר חברות → חברת ברירת המחדל משמשת
זה מונע:
-
בלבול משתמשים
-
יצירת מסמך שגוי
-
חוסר בחירת חברה
1️⃣4️⃣ הרשאות ואבטחה
רק משתמשים מורשים יכולים:
-
ליצור חברות
-
לערוך חברות
-
למחוק חברות
-
להגדיר חברת ברירת מחדל
זה מגן על:
-
נתונים פיננסיים
-
שלמות חשבונאית
-
ציות לחוק
✅ הבנה סופית (חשוב מאוד)
הגדרות חשבונית הן:
• הזהות של העסק
• החוקים של הכסף
• הסמכות למסמכים
• הגשר לחשבונאות
מסמכים הם זמניים.
הגדרות חשבונית מגדירות אמת קבועה.
