وحدة المستندات هي نظام مركزي صُمّم لإنشاء، إدارة، إصدار، ومتابعة كل المستندات المتعلقة بالعمل، مثل الفواتير، سندات القبض، الطلبات، عروض الأسعار، ومستندات الشراء.

يساعد المؤسسات على إدارة المعاملات المالية، والتوثيق، والمدفوعات بكفاءة مع المحافظة على الدقة، الشفافية، والأتمتة.
 

الوحدة تدعم وضعَين للتشغيل:
 

• نوع المستخدم 1 – فواتير قياسية وفوترة العملاء

• نوع المستخدم 2 – سير عمل مُتحكّم فيه يعتمد على أوامر الشراء (وضع متقدم)

- لماذا تستخدم وحدة المستندات
 

تُستخدم وحدة المستندات لـِ:

• إنشاء مستندات أعمال رسمية

• إدارة معاملات العملاء والموردين

• إصدار مستندات PDF احترافية

• تتبع المدفوعات والأرصدة

• الاحتفاظ بسجلات الضرائب والمحاسبة

• ربط المستندات ذات الصلة ببعضها

• تصدير البيانات لأغراض التقارير

• الدمج مع الأنظمة الخارجية عبر واجهات برمجة التطبيقات (APIs)
  
  
   

  - أنواع المستندات المدعومة
   

  - مستندات العملاء والمبيعات
   

  الفواتير (فواتير الضريبة)
  
  تُستخدم لفوترة العملاء على المنتجات أو الخدمات.
  تدعم حساب الضريبة، الخصومات، الدفعات الجزئية، والعملات المتعددة.
   

  سندات القبض
  
  تُصدر كإثبات لاستلام الدفعة.
  سندات القبض دائمًا تُعلّم كمدفوعة وعادةً ما تكون مرتبطة بالفواتير.
   

  فاتورة قبض ضريبية
  
  مستند يجمع الفاتورة وسند القبض، ويُستخدم عادة للدفعات الفورية.
   

  إشعارات دائنة
  
  تُستخدم لإصدار دائن أو لتعديل الفواتير السابقة وتخفيض أرصدة العملاء.
  
  
  
   

  - الطلبات وعروض الأسعار
   

  عروض الطلبات (عروض الأسعار)
  
  تُستخدم لإرسال عروض الأسعار قبل التأكيد.
  لا تؤثر على المحاسبة إلا بعد تحويلها إلى فواتير.
   

  طلبات مفصلة
  
  تُستخدم لتخزين معلومات مفصلة عن الطلبات الداخلية.
  
  
   

  - مستندات الشراء والموردين
   

  أوامر الشراء
  
  تُستخدم لطلب بضائع أو خدمات من الموردين.
   

  GR / IR (استلام البضائع / استلام الفاتورة)
  
  تُستخدم لتأكيد استلام البضائع أو فواتير الموردين لأغراض المخزون والمحاسبة.
  
  
   

  - مستندات الشحن
   

  فواتير الشحن
  
  تُستخدم لتأكيد تسليم المنتجات بدون معلومات عن الدفع.
  
  
   

  ⚙️ وظائف أساسية
   

  توفر وحدة المستندات:
   

• إنشاء المستندات وتعديلها

• إصدار PDF تلقائي

• دعم لغات وعملات متعددة

• حساب الضريبة والخصومات

• إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني وواتساب

• ربط المستندات (فاتورة ↔ سند قبض، طلب ↔ فاتورة)

• تتبع المدفوعات (مدفوع، غير مدفوع، مدفوع جزئياً)

• بحث وتصفية متقدمة

• عمليات مجمّعة (تصدير، إرسال، حذف)
  
   

  - نوع المستخدم 2 – سير عمل يعتمد على أوامر الشراء (الوظيفة الرئيسية)
   

  ما هو نوع المستخدم 2؟
   

  نوع المستخدم 2 هو وضع تشغيل متقدم، فيه يصبح أمر الشراء هو المستند المركزي اللي يتحكم بـِ:

• المدفوعات

• الفواتير

• على عكس فوترة الفواتير القياسية، المستندات في نوع المستخدم 2 ما تقدر تشتغل بشكل مستقل.
  
  
   

  المبادئ التشغيلية الرئيسية لنوع المستخدم 2
   

  1️⃣ أمر الشراء هو الركيزة المالية
   

  في نوع المستخدم 2:

• كل الفواتير، الشحنات، وسندات القبض مرتبطة بأمر الشراء

• أمر الشراء يحتفظ بمبالغ تراكمية:

  • سندات القبض (الفلوس اللي استلمناها)

  • الفواتير (الفلوس اللي فوترناها)

  • الشحنات (القيمة اللي تم تسليمها)

• حالة الدفع تُحسب تلقائياً، وما تتحدد يدوياً.
  
   

  2️⃣ علاقات المستندات وإمكانية التتبع
   

  نوع المستخدم 2 يقدم تتبع مستندات الأبناء-الآباء:
   

• أمر الشراء → الأب

• الفواتير / الشحنات / الإشعارات الدائنة / المرتجعات → الأبناء

• النظام:

• يحتفظ بمرجع لمستند الأب

• يعرض رقم مستند الأب في ملفات PDF

• يحتفظ بسجل تدقيق كامل
  
   

• - عملية إنشاء المستندات
   

  لما يتم إنشاء مستند، النظام يقوم تلقائياً بـِ:
   

• يتأكد من تفاصيل العميل أو المورد

• يعالج الأصناف، التسعير، الضريبة، والخصومات

• هذه العملية تنطبق على كل أنواع المستندات.
  
   

  - إدارة المدفوعات وسندات القبض
   

• يدعم الدفع النقدي، بطاقة الائتمان، الشيك، والتحويل البنكي

• يسمح بالدفعات الجزئية والكاملة

• يحدث حالة الدفع تلقائياً

• يصدر سندات قبض عند استلام الدفع

• يتتبع الأرصدة المتبقية
  
  
   

  ⚙️ الإعدادات والتخصيص
   

  يقدر المدراء يحددون:
   

• إعدادات الشركة والفواتير

• قوالب وتخطيط المستندات

• معدلات وقواعد الضريبة

• بوابات وطرق الدفع

• حقول مخصصة

• قوالب البريد الإلكتروني

• أمان ومظهر ملفات PDF

• تفضيلات اللغة والعملة
  
  
   

  - دعم API والدمج
   

  وحدة المستندات تتضمن وصول API، واللي يسمح للأنظمة الخارجية بـِ:
   

• إنشاء المستندات تلقائياً

• استعراض قوائم المستندات والتفاصيل

• هذا يخلي الدمج سلس مع المواقع الإلكترونية، تطبيقات الجوال، وأنظمة الجهات الخارجية.
  
  
   

  ✅ الخلاصة
   

  وحدة المستندات توفر حل قوي ومرن لإدارة كل التوثيق الخاص بالعمل.

  هي تحسن:
   

• الدقة المالية

• كفاءة سير العمل

• من خلال دمج الأتمتة مع التخصيص، يضمن إدارة مستندات موثوقة واحترافية.
  
   

  - مين اللي يحتاج يستخدم هذه الوحدة؟
   

• فرق المالية والمحاسبة

• فرق المبيعات

• فرق العمليات

• الأعمال القائمة على الخدمات

• أي منظمة تدير فواتير، مدفوعات، أو طلبات

• تتبع المدفوعات

• شفافية الأعمال

• تحميل مستندات PDF

• تتبع حالة المستند والدفع

• يخصص رقم مستند فريد

• يصدر PDF باستخدام قوالب محددة مسبقاً

• يخزن المستند بشكل آمن

• يرسل إشعارات إذا تم تفعيلها