מודול המסמכים הוא מערכת מרכזית שנועדה ליצור, לנהל, להפיק ולעקוב אחר כל המסמכים הקשורים לעסק כגון חשבוניות, קבלות, הזמנות, הצעות מחיר ומסמכי רכש.

הוא עוזר לארגונים לנהל עסקאות פיננסיות, תיעוד ותשלומים ביעילות תוך שמירה על דיוק, שקיפות ואוטומציה.
 

המודול תומך בשני מצבי הפעלה:
 

• סוג משתמש 1 – חשבוניות סטנדרטיות וחיוב לקוחות

• סוג משתמש 2 – תהליך עבודה מבוקר מבוסס הזמנות רכש (מצב מתקדם)

- למה משמש מודול המסמכים
 

מודול המסמכים משמש ל:

• יצירת מסמכים עסקיים רשמיים

• ניהול עסקאות לקוחות וספקים

• הפקת מסמכי PDF מקצועיים

• מעקב אחר תשלומים ויתרות

• שמירת רשומות מס וחשבונאות

• קישור מסמכים קשורים זה לזה

• ייצוא נתונים לצורך דיווח

• שילוב עם מערכות חיצוניות באמצעות ממשקי API
  
  
   

  - סוגי מסמכים נתמכים
   

  - מסמכי לקוחות ומכירות
   

  חשבוניות (חשבוניות מס)
  
  משמש לחיוב לקוחות עבור מוצרים או שירותים.
  תומך בחישוב מס, הנחות, תשלומים חלקיים ומטבעות מרובים.
   

  קבלות
  
  מופקות כאישור על קבלת תשלום.
  קבלות תמיד מסומנות כמשולמות ובדרך כלל מקושרות לחשבוניות.
   

  חשבוניות מס קבלה
  
  מסמך המשלב חשבונית וקבלה, משמש בדרך כלל לתשלומים מיידיים.
   

  חשבוניות זיכוי
  
  משמש לזיכוי או התאמת חשבוניות קודמות והפחתת יתרות לקוחות.
  
  
  
   

  - הזמנות והצעות מחיר
   

  הצעות הזמנה (הצעות מחיר)
  
  משמש לשליחת הצעות מחיר לפני אישור.
  הן אינן משפיעות על החשבונאות עד שהן מומרות לחשבוניות.
   

  הזמנות מפורטות
  
  משמש לאחסון מידע מפורט על הזמנות פנימיות.
  
  
   

  - מסמכי רכש וספקים
   

  הזמנות רכש
  
  משמש לבקשת סחורות או שירותים מספקים.
   

  GR / IR (קבלת סחורה / קבלת חשבונית)
  
  משמש לאישור קבלת סחורות או חשבוניות ספקים עבור מלאי וחשבונאות.
  
  
   

  - מסמכי משלוח
   

  חשבוניות משלוח
  
  משמש לאישור מסירת מוצרים ללא מידע על תשלום.
  
  
   

  ⚙️ פונקציונליות ליבה
   

  מודול המסמכים מספק:
   

• יצירה ועריכת מסמכים

• הפקת PDF אוטומטית

• תמיכה בריבוי שפות ומטבעות

• חישוב מס והנחות

• שליחת מסמכים באמצעות דוא"ל ו-WhatsApp

• קישור מסמכים (חשבונית ↔ קבלה, הזמנה ↔ חשבונית)

• מעקב תשלומים (שולם, לא שולם, שולם חלקית)

• חיפוש וסינון מתקדמים

• פעולות בכמות גדולה (ייצוא, שליחה, מחיקה)
  
   

  - סוג משתמש 2 – תהליך עבודה מבוסס הזמנות רכש (פונקציונליות ראשית)
   

  מהו סוג משתמש 2?
   

  סוג משתמש 2 הוא מצב הפעלה מתקדם שבו הזמנת הרכש הופכת למסמך המרכזי השולט על:

• תשלומים

• חשבוניות

• בניגוד לחיוב חשבוניות סטנדרטי, מסמכים בסוג משתמש 2 אינם יכולים לפעול באופן עצמאי.
  
  
   

  עקרונות תפקודיים עיקריים של סוג משתמש 2
   

  1️⃣ הזמנת רכש היא העוגן הפיננסי
   

  בסוג משתמש 2:

• כל החשבוניות, המשלוחים והקבלות מקושרים להזמנת רכש

• הזמנת הרכש שומרת סכומים מצטברים:

  • קבלות (כסף שהתקבל)

  • חשבוניות (כסף שחויב)

  • משלוחים (שווי שנמסר)

• סטטוס התשלום מחושב אוטומטית, ולא נקבע ידנית.
  
   

  2️⃣ קשרי מסמכים ויכולת מעקב
   

  סוג משתמש 2 מציג מעקב אחר מסמכים הורה–ילד:
   

• הזמנת רכש → הורה

• חשבוניות / משלוחים / זיכויים / החזרות → ילדים

• המערכת:

• שומרת הפניה למסמך הורה

• מציגה את מספר מסמך ההורה בקובצי PDF

• שומרת תיעוד ביקורת מלא
  
   

• - תהליך יצירת מסמכים
   

  כאשר מסמך נוצר, המערכת מבצעת אוטומטית:
   

• מאמתת פרטי לקוח או ספק

• מעבדת פריטים, תמחור, מס והנחות

• תהליך זה חל על כל סוגי המסמכים.
  
   

  - ניהול תשלומים וקבלות
   

• תומך בתשלומי מזומן, כרטיס אשראי, צ'ק והעברה בנקאית

• מאפשר תשלומים חלקיים ומלאים

• מעדכן אוטומטית את סטטוס התשלום

• מפיק קבלות עם קבלת תשלום

• עוקב אחר יתרות נשארות
  
  
   

  ⚙️ הגדרות והתאמה אישית
   

  מנהלים יכולים להגדיר:
   

• הגדרות חברה וחשבוניות

• תבניות ופריסת מסמכים

• שיעורי מס וכללים

• שערי תשלום ושיטות

• שדות מותאמים אישית

• תבניות דוא"ל

• אבטחה ומראה של קובצי PDF

• העדפות שפה ומטבע
  
  
   

  - תמיכת API ואינטגרציה
   

  מודול המסמכים כולל גישת API, המאפשר למערכות חיצוניות:
   

• ליצור מסמכים אוטומטית

• לשלוף רשימות מסמכים ופרטים

• זה מאפשר אינטגרציה חלקה עם אתרי אינטרנט, יישומים ניידים ומערכות צד שלישי.
  
  
   

  ✅ סיכום
   

  מודול המסמכים מספק פתרון עוצמתי וגמיש לניהול כל התיעוד העסקי.

  הוא משפר:
   

• דיוק פיננסי

• יעילות תהליכי עבודה

• על ידי שילוב אוטומציה עם התאמה אישית, הוא מבטיח ניהול מסמכים אמין ומקצועי.
  
   

  - מי צריך להשתמש במודול זה
   

• צוותי כספים וחשבונאות

• צוותי מכירות

• צוותי תפעול

• עסקים מבוססי שירות

• כל ארגון המנהל חשבוניות, תשלומים או הזמנות

• מעקב תשלומים

• שקיפות עסקית

• הורדת מסמכי PDF

• מעקב אחר סטטוס מסמך ותשלום

• מקצה מספר מסמך ייחודי

• מפיק PDF באמצעות תבניות מוגדרות מראש

• שומר את המסמך בצורה מאובטחת

• שולח התראות אם מופעל