מעקב תשלומים (מודול משנה)

- מהו מעקב תשלומים?
 

מעקב תשלומים הוא מנוע המידע הפיננסי הליבתי של מודול הדוחות.
הוא מאגד את כל התשלומים הנכנסים, ללא קשר למקור, שיטה או סוג מסמך, ומציג אותם בציר זמן הניתן לחיפוש, סינון וביקורת.
 

מודול זה הוא לקריאה בלבד כברירת מחדל, למעט:
 

• פעולות החזר כספי

• טיפול בסטטוסים

• קישור הפקדות
   

- סקירת ארכיטקטורה (קונספט ויזואלי)
 

documents_payments
│
├─ contactus        → זהות לקוח
├─ user_detail      → חבר צוות (שביצע את החיוב)
├─ documents        → חשבונית / קבלה / GI-IR
├─ invoices_settings→ הגדרות חברה & חשבונית
├─ deposit_bank     → סטטוס הפקדה בנקאית
│
▼
בקר תשלומים
(loadrecord_payment)
│
▼
HTML + Chart JSON
│
▼
ממשק משתמש של מעקב תשלומים

 

מדוע קיים מעקב תשלומים (מטרה עסקית)
 

מעקב תשלומים קיים כדי להחליף אי וודאות חשבונאית ידנית באמצעות:
 

✅ שקיפות מלאה
✅ נראות בזמן אמת
✅ התאמה מדויקת
✅ רישומים מוכנים לביקורת
✅ דיווח אוטומטי
 

הוא משמש כמקור אמת יחיד עבור:
 

• צוותי כספים

• הנהלה

• מבקרים

• תמיכת לקוחות
  
  
  - היכן מעקב התשלומים ממוקם במערכת
  
  
  לקוח
     │
     ▼
  חשבונית / הזמנה
     │
     ▼
  ניסיון תשלום
     │
     ├─► הצלחה ──► הפקדה ──► דוחות חשבונאיים
     │
     └─► כישלון ──► ניסיון חוזר / ביקורת / תמיכה
  
  
  מעקב תשלומים ממוקם בין תפעול וחשבונאות, ומבטיח שאף פעולה פיננסית לא תהיה בלתי נראית.
  
  
  - מחזור חיי תשלום – פירוט ויזואלי
   

  1️⃣ שלב היצירה – כוונה הופכת לפעולה
   

  רשומת תשלום נוצרת בכל פעם ש:
   

• לקוח משלם דרך שער תשלומים (כרטיס, ביט, העברה וכו')

• קופאי רושם מזומן או צ'ק

• מנוי מתחדש אוטומטית

• API חיצוני שולח עסקה

• ברגע זה, המערכת לוכדת:
   

• זהות לקוח

• סכום תשלום & מטבע

• אמצעי תשלום

• מסמכים קשורים

• חבר צוות מבצע

• תגובת שער תשלומים טכנית

• זה מבטיח עקיבות מהשנייה הראשונה.
   

  ---

  
  2️⃣ שלב העיבוד – בדיקת מציאות
   

  לא כל התשלומים הם מיד “כסף אמיתי”.

  במהלך שלב זה, המערכת מעריכה:
   

• אישור שער תשלומים מול סליקה

• פירעון צ'קים

• תשלומים עשויים להיות במצבים זמניים, המאפשרים למערכת:

• לנסות שוב בבטחה

• להציג כשלונות בשקיפות

• למנוע דיווח הכנסות מוקדם
  
   

• ---

  3️⃣ שלב הסיום – אמת חשבונאית
   

  רק כאשר תשלום מאושר הוא:
   

• משנה סטטוס ל הועבר

• מופיע בחישובי הכנסות

• הופך זכאי להפקדה & החזר כספי

• זורם לדוחות תזרים מזומנים ואובליגו

• זה מגן על שלמות הנהלת החשבונות.
   

  ---

  
  - מערכת סטטוס תשלום (מדוע היא קריטית)
  
   

  ✅ הועבר (הצליח)
   

  מייצג כסף מאומת.
   

• נכלל בדוחות כספיים

• זכאי להחזר כספי

• ניתן להפקיד לבנק

• נחשב בטוח חשבונאית
   

• ❌ לא עבר (נכשל)
   

  מייצג כסף שניסה להתקבל אך לא מומש.
   

• לעולם לא נמחק
   

• תשלומים שנכשלו הם ראיה עסקית, לא טעויות שיש להסתיר.

   

  ---

  - לוגיקת סינון – עוצבה לשאלות עסקיות אמיתיות
   

  כל פילטר קיים מכיוון שמישהו בצוות הכספים או התמיכה באמת זקוק לו.
   

  - מסנני תאריכים
   

  רואי חשבון עובדים לפי תקופות, לא ניחושים.
  מסננים פועלים על תאריך יצירת התשלום, ומבטיחים דיווח מדויק על בסיס מזומן.
   

  ---

  
  - טווח סכומים
   

  משמש ל:
   

• איתור הונאות

• ביקורות ערך גבוה

• ניתוח חריגים

• ---

  - לקוח, אימייל, טלפון
   

  צוותי תמיכה מחפשים לפי זיכרון אנושי, לא לפי מזהים.
  זה מאפשר פתרון מהיר של בעיות.

  ---

  - אמצעי תשלום
   

  לכל שיטה יש שונים:
   

• עמלות

• סיכונים

• עיכובי סליקה

• הפרדתם מאפשרת:

• הערכת ביצועי שער התשלומים

• אופטימיזציית עלויות

• תכנון התאמת בנקים
   

• ---

  - תשלומים מרובים & שיטות משולבות (חשבונאות בעולם האמיתי)
  
   

  חשבונית אחת יכולה להיות משולמת באמצעות:
   

• מזומן

• כרטיס אשראי

• העברה בנקאית

• כולם יחד
   

• במקום לשכפל חשבוניות, המערכת מאחסנת נתוני קבלות מרובות מובנים, המבטיחים:
   

• דיוק מע"מ

• החזרים נכונים

• עמידה בדרישות החוק
   

• - מודעות להפקדה – גישור בין תוכנה & בנקים
   

  תשלום מוצלח ≠ כסף בבנק.
   

  מעקב תשלומים עוקב במפורש אחר:
   

• הצלחת תשלום

• סטטוס הפקדה

• תאריך הפקדה

• קישור לבנק

• זה מאפשר:

• תחזיות תזרים מזומנים מדויקות

• התאמת הפקדות

• דוחות מוכנים לביקורת
  
   

  - שכבת אבטחה, ביקורת & אמון
   

  כל תשלום:
   

• מוגבל לארגון

• מאומת תפקיד

• זה מבטיח:

• יכולת הגנה משפטית

• אמון מבקרים

• אחריות פנימית

• לא ניתן להסיר בשקט

• ניתן למעקב למשתמש